אם לא תמדוד איך תדע ?

 

קרדיט לתמונה: אתר Freepik
פעמים רבות אנחנו עסוקים כל כך בעשייה השוטפת שאנחנו שוכחים לשבת ולתכנן. החל מעיצוב תוכנית אסטרטגית, דרך הצבת מטרות ויעדים וכלה בהצבת מדדים רלוונטיים. כאשר ארגון מנהל מדדים ועוקב אחריהם הוא נשאר ממוקד בהגשמת היעדים שלו וכל סטייה מהדרך מטופלת מיד.
אז מהו  מדד ?
KPI – key performance indicators – מדדים שעוזרים לארגון לעקוב אחרי ביצועיו  על מנת שיוכל להתקדם אל עבר היעדים העסקים שהציב לעצמו  בתוכנית האסטרטגית, בתוכנית העבודה ועוד.

 

ישנם סוגם רבים ושונים של מדדים:
  • מדדי זמן – משך זמן ייצור , זמן טיפול בתלונה , זמן שילוח …
  • מדדי עלות – עלות ייצור ליחידה ,
  • עלות הפצה , עלות חומרים…
  • מדדים לאיכות ביצועים – אחוז פסולים , עלות החזרי לקוח …
  • מדדי שביעות רצון הלקוח – מס תלונות לאלף לקוחות , אחוז לקוחות חוזרים …
  • מדדי התנהגות עובדים – הצעות ייעול לשנה , שיעורי תחלופה ….
להצבת מדדים יתרונות רבים והם עשויים לסייע לארגון …
  • לבדוק האם אנחנו עובדים לפי נהלי העבודה שהוגדרו
  • ל"תפוס" סטיות בלתי רצויות בזמן עוד לפני שיצרו נזקים
  • להשוות בין אלטרנטיבות לביצוע משימות
  • לאפשר מתן תמריצים הו
  • גן המבוסס על המדדים שיעלו את המוטיבציה והתפוקות בקרב העובדים
  • ועוד…
כיצד בוחרים מדד מתאים?
  1. כדי לבחור את המדד הנכון לנו (בארגון או במחלקה), עלינו להתמקד במדדים החשובים ביותר ולבחור כאלו המשקפים את היעדים העסקים שלנו. בנוסף יש לזכור כי ריבוי מדדים יקשה מאוד על ביצוע המעקב כך שעלינו להתמקד ולבחור מספר יעדים מרכזיים בכל נקודת זמן
  2. עלינו לבחור מדדים כמותיים ושאינם סובייקטיביים. זכרו- מדד שאי אפשר למדוד אינו מדד!
  3. יש לבחור מדד
  4.  אותו ניתן למדוד בצורה פשוטה, לא "מעיקה" ושיכולה להסתמך על דוחות המופקים ממערכות המידע הקיימות בארגון. פעמים רבות נוטים בארגונים לבחור מדדים הדורשים מדידה מסובכת שמדידתם דורשת דוחות מסובכים שאינם קיימים במערכת. אני מציעה (בוודאי בשלב הראשון) לשמור את המדידה פשוטה ובעיקר אפשרית באמצעים העומדים לרשות הארגון כיום.
ועכשיו? לעקוב !
לאחר שנקבעו המדדים יש להתחיל ולעקוב אחריהם. בשלב הראשון יש ל"צלם" את המצב הקיים, בתדירות רצויה ולהשוות אותו למדד שנקבע. במידה ונמצא כי הארגון לא עמד במדד שהציב לעצמו יש להחליט על שורת צעדים לצמצום הפער בין המצוי לרצוי ולהציע תוכנית עבודה ממוקדת שתשפר את העמידה ביעדים.
בנוסף כדי לוודא כי מתקיים עקב על המדדים יש למנות גורם אחראי, מתוך הבנה כי אם אין OWNER בארגון לנושא גדל הסיכוי שנושא יתמוסס. ה- OWNER יציג אחת לשבוע את המדדים בישיבת הנהלה, שם גם יגזרו פעולות לשיפור המדדים והשינויים שהארגון צריך לבצע.

 

אז קדימה …. למדוד ולהשתפר …. בהצלחה
הכותבת: חן אהרוני,Bsc מהנדסת תעשייה וניהול ויועצת תפעולית בעלת למעלה מ-12 שנות ניסיון בתפקידי ניהול התפעול בחברות יצרניות מובילות שוק. בשנים האחרונות משמשת כיועצת במגוון חברות לתכנון ויישום פרויקטים בתחומי הלוגיסטיקה, ההפצה  LEAN, תכנון רצפות ייצור ומחסנים, התאמת מערכות מידע תפעוליות, שכר עידוד, מדידה, KPI, שיפור תפוקות ועוד.

 

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן