מאילו טעויות כדאי להימנע?
ארגונים רבים חווים קשיים בביצוע שינויים, וחווים אחד או יותר מהקשיים הבאים:
- היצמדות לקיים – בחזקת "לא מחליפים סוס מנצח". מנהלים רבים חשים כי אין צורך לשנות "משהו שעובד". היצמדות לקיים מהווה קושי לגייס את המנהלים כסוכני השינוי ועשויה להביא לעיכובים בהטמעת השינוי.
- מורכבות – שינוי ארגוני הוא חלק מתכנית ארגונית, המפרטת יעדים, מטרות, שיטות וחלוקת משימות. פעמים רבות התכנית הארגונית הנה כה שאפתנית, שיהיה קשה מאוד להביא אותה לכדי ביצוע.
- מחסור במשאבים – שינוי ארגוני יצריך תקציב. בין אם מדובר בספק חיצוני, שיאפיין מערכת מידע חדשה, יועץ עסקי, תמריץ כספי לאנשי המכירות או לתכניות הכשרה חדשות. ארגונים רבים אינם מעריכים נכון את התקציב שידרוש השינוי או אינם מקצים לו כלל תקציב מה שפעמים רבות אינו מאפשר לשינוי לקרום עור וגידים.
- "רוח המנהל"– ממחקרים עולה כי אחד מהגורמים המרכזיים לכישלון תהליך השינוי הנו היעדר מחוייבות ואמון בתהליך בקרב ההנהלה הבכירה, תחושה זו התחילה אצל הבכירים מחלחלת עד מהרה גם לדרג העובדים ומשפיעה על מידת המחויבות שלהם לשינוי מה שמקשה מאוד לקדם את התהליך.
- עמימות – שינוי טומן בחובו איום על המצב הקיים וכדי ל"נטרל" את האיום יש להכביר במידע ולהציע הסברה מסודרת על התהליך כולו. בארגונים רבים לא מושם דגש מספק על תהליך התקשור של השינוי ועל העברת הידע באופן "שקוף" ושיתופי. העדר מידע מדויק, בהיר (ובזמן) על תהליך השינוי עשוי להגביר את החשש בארגון מן התהליך ולעיתים אף להכשילו.
- מכשולים תפעוליים וטכניים – לרבות קושי באימוץ טכנולוגיה חדשה, קושי מבני וכדומה. פעמים רבות מכשולים שהנם לכאורה טכניים, מקשים על יישום השינוי והטמעתו ועשויים אך להביא לכשלון התהליך כולו.
איך לנהל את השינוי הארגוני?
שינוי ארגוני הנו תוצר של הסביבה בה פועל העסק והוא תוצר של התפתחות טכנולוגית, הופעה של מתחרים חדשים, מעבר בין דורי בתוך הארגון, דרישות להתייעלות ועוד. עבור עסקים רבים הפועלים שנים רבות עם מה שנתפס בעיניהם כ"מתכון מנצח" יכול השינוי להתפרש כצעד מאיים וזר. ולכן הצעד הראשון בניהול נכון של שינוי ארגוני עובר דרך הבנת האתגרים וגיוס מובילים לטובת הנושא.
הצעד הראשון בניהול נכון של השינוי מתחיל בהנהלה
לרוב סוכני השינוי הארגוני יהיו המנהלים בדרגים השונים בארגון. אלו הם בעלי התפקיד שנמצאים בקשר ישיר עם העובדים ויוכלו לתקשר את החלטות ההנהלה ולבצע את השינוי הלכה למעשה. חשוב להדגיש שלכל מנהל יש סגנון משלו, יש כאלו שיבחרו במשא ומתן או תקשור הנחיות "מלמעלה" ויש כאלו שיעדיפו לנקוט בהסברה ושיחות. הצלחת השינוי תושג אם ניתן יהיה להעצים את יכולותיו הטבעיות של כל מנהל ולתמוך בתהליך תקשור השינוי. שימוש בליווי עסקי בשלב הזה יסיע בזיהוי התנגדויות (במידה וקיימות בקרב המנהלים), "פיצוחן" , בקרה ואף האצת התהליך.
אילו הרגלים כדאי לאמץ על מנת להצליח בתהליך של שינוי ארגוני?
ממחקרים עולה כי ישנם מספר פעולות אשר על הארגון לעשות כדי להגדיל את סיכוייו להטמיע את השינוי הארגוני בהצלחה בהם ניתן למצוא:
- גיוס ההנהלה הבכירה– שינויים דורשים מנהיגים המאמינים ומובילים את התהליך, המשרים שלווה וביטחון בתוך ומחוץ לארגון. כדי לעשות כן עלינו לוודא כי המנהלים בדרגים השונים מגויסים לשינוי מבינים ומאמינים בו. לכן, יש להשקיע בהדרכה והכשרה נכונה של המנהלים שתעצים את נקודת החוזק של המנהלים, לאפשר להם מידע מלא בהיר ובזמן ולעודד שיח פתוח ואימוץ תרבות המקדמת שינויים.
- תרבות ארגונית לומדת – בין אם מדובר על הסתגלות לעבודה עם מדדים ובין אם בשינוי מבנה ארגוני יהיה עלינו ליצור תרבות ארגונית לומדת, תרבות המעודדת למידה ושיפור מתמיד ולא "חיפוש אשמים". כאשר נצליח ליצור בארגון שיח פתוח על התהוות ושינוי, על תקלות ופתרונן, על הבנת האתגרים במקום האשמות , תיווצר בארגון שלנו תרבות ארגונית לומדת המעריכה ומברכת על שינויים כדרך לימוד ושיפור. בתרבות ארגונית כזו שינוי יתפש כפחות מאיים וכחלק טבעי משגרת הארגון.
- הגדרת מטרות ברות ביצוע בהתאם למבנה הארגון – כאשר אנו מטמיעים שינוי ארגוני עלינו להציב לעצמינו מטרות. מטרות שאותן ניתן לבצע ומתאימות לארגון שלנו. הצבת מטרות כאלו תכוון את כלל הארגון לעבר השגתן, תאפשר לנו לבדוק את ההתקדמות ותייצרנה חווית הצלחה.
- תמריצים– פעמים רבות יהיה בתהליך של שינוי ארגוני יהיה עלינו ליצור מערכות תמריצים חדשות לעובדים (בכלל הדרגים) או לעדכן מערכות תמריץ קיימות. הכוונה הנה לרתום את עובדי הארגון למטרות שהצבנו לעצמינו בתהליך השינוי ולצעוד יחד אל המטרה הנכספת. תמריצים כאלו יכולים להיות תמריצים המפתחים מוטיבציה פנימית ו/או תמריצים חיצוניים- כספיים.
לסיכום, במאה ה- 21 כאשר הסביבה החיצונית והפנימית משתנות לעיתים תכופות, יהיה על ארגונים להתאים עצמם לשינויים. אפשר לעשות זאת "לבד" אולם פעמים רבות דווקא הסתייעות בגורם חיצוני, אובייקטיבי ואמין יכולה לסייע בהטמעת השינוי ואף להפוך אותו לחלק מהתרבות והשגרה הארגונית. SMC חברה לייעוץ עסקי, ליווי ובניית תכנית אסטרטגית מתמחה במתן מענה לניהול השינוי בארגונים עסקיים בכלל ובעסקים משפחתיים בפרט. לפרטים נוספים צרו עמנו קשר דרך האתר.
הכנסו למידע נוסף אודות – ייעוץ אסטרטגי | חברות משפחתיות
