תוכניות עבודה – חלום או מציאות הכרחית

לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהן להשחזת הגרזן (אברהם לינקולן)

נדמה כי רק עכשיו התחילה השנה וברקע כבר נשמעות הברכות של "שנה אזרחית טובה" והתאריך הנפוץ ביותר הופך להיות "בתחילת השנה האזרחית הבאה עלינו לטובה".

חודש דצמבר כבר כמעט מאחורינו, תמו להם ארבעת הרבעונית של השנה. מה שעשינו עשינו. ומה שלא כבר לא נספיק כנראה לעשות.

כן, כן, עוד לא הספקנו לסכם את מה שכבר עשינו בשנת העבודה הנוכחית וכבר צריך להתחיל ולתכנן את השנה הבאה.

ואתם בטח שואלים את עצמכם האם בכלל שווה להשקיע מאמץ בתכנון ובניית תוכניות עבודה? והשנה עוד יותר מתמיד, במשק המזמן לנו אתגרים קשים ובתנאי אי הודאות גדולים מתמיד, האם בכלל נכון לתכנן? האם ניתן להציב יעדים רלוונטיים בימים של אי ודאות?

והתשובה פשוטה. כן, כן ועוד פעם כן!

חישבו, לו היה עלינו להיערך לטיול בערי אירופה המסודרות והמשופעות בבתי מלון ואמצעי הסעה, או לחילופין לתכנן טיול בארץ נידחת בדרך לא דרך, איזו משתי המשימות הייתה מחייבת יותר תשומת לב? באיזה מן המסעות אפשר להשאיר יותר דרגות חופש ומקום לאלתור?

והנמשל מובן מאליו. הארגון שלך, כמו של מתחריך, ימצא עצמו בשנה הקרובה בתנאי שוק קשים יותר – תחרות מחירים קשה יותר, קשיי אשראי שיחייבו יותר תשומת לב למכירה באשראי וגבייה, רגולציה גוברת ועוד. מכלול של נסיבות המחייב משנה זהירות והרבה הרבה יותר תכנון!

היום, זמן סיכום שלושת הרבעונים הראשונים של השנה הנה ההזדמנות להסיק מסקנות לגבי היעדים שהצבנו ומימושם בפועל. בנוסף זוהי ההזדמנות האחרונה לגייס את העובדים למאמץ מרוכז ברבעון האחרון שיבטיח את התוצאות הרצויות עוד השנה.

והמפתח? היערכות יצירתית

במקביל, אין ברירה אלא להיערך למערכה של השנה הבאה באופן יצירתי ושונה מהדרך בה נהגנו בשנים קודמות. הדרך הקלה תהיה פשוט להעתיק את תוכניות השנה הקודמת בשינויים קלים, הדרך הנכונה תהיה "פשוט" לחשוב אחרת.

כשאנחנו ב- SMC נמצאים אצל לקוח במסגרת תהליך יעוץ אסטרטגי אנחנו מעלים כמה

שאלות (וכמובן מתעקשים על התשובות ):

• מה עבד טוב בשנה החולפת?
• באיזה תחום המאמץ שהשקענו השנה לא היה כדאי?
• מה היה האתגר התחרותי הגדול ביותר שהציבו המתחרים?
• מה הן המגמות החדשות בשוק בו אנו פועלים?
• מי האנשים שתמכו בהישגים של השנה יותר מאחרים?
• האם אנו מתגמלים את עובדינו על מאמץ שמשפיע על שורת הרווח?

רק מענה כן ויסודי לשאלות הללו ולשאלות נוספות, יחד עם הבנה טובה של ההישגים והכישלונות שלנו ושל מתחרינו בשנה החולפת, יהוו את חומר הגלם לבניית תוכנית העבודה לשנה הבאה.

השילוש הקדוש – הכנסות, הוצאות ותזרים

ואם חשבתם שהכנת תוכנית העבודה הינה סוף התהליך אז… זהו שלא! עלינו, כמו הכנסייה הקתולית, להתייחס לשילוש הקדוש: הכנסות, הוצאות ותזרים.

ונתחיל בתקציב

תוכנית עבודה ללא תקציב מותאם אינה מושלמת. רק תוכנית עבודה אליה מצורף תקציב מותאם תאפשר הערכות נכונה וריאלית. כלומר, לאחר שהשלמנו את תכנית העבודה עלינו לבחון את ההשלכות הכספיות שלה ולהיערך בהתאם.

וכשאנחנו אומרים השלכות כספיות אנחנו מתכוונים לבחינה מעמיקה של שני צידי המשוואה – הכנסות והוצאות כאחד.

הערכת ההכנסות הנה החלק הקל יחסית, אולם ההוצאות דורשות התייחסות אף הן. לעיתים כדי לממש את התוכנית שלנו לשנה הבאה יהיה צורך בגיוס הון חיצוני (מהבנקים, קרנות), מצד שני לעיתים תידרש בחינה יסודית של ההוצאות שעשויה להגיע גם לקיצוץ אמיץ בהן.

וגם זה עוד לא הסוף, כי אחרי שאנחנו כבר יודעים בדיוק מה קורה בצד ההכנסות (כיף) ובצד ההוצאות (קצת פחות כיף) עלינו לבחון את התזרים. כל מי שמנהל חברה קטנה כגדולה יודע שגם הכנסות גבוהות אינן מבטיחות בהכרח את התזרים הנכון לארגון.

בעיות התזרים נוטות להחריף בתקופות לא פשוטות במשק בהן ישנה נטייה מחד של הלקוחות לדחות את התשלום בעוד הספקים מצידם מבקשים לקצר את ימי האשראי. מה שיוצר כמעט לכל החברות פערים משמעותיים בתזרים. את הפערים הלוו עלינו לזהות ואחר כך גם לתת להם מענה. מענה יכול להיות בדמות הגברת פעולות הגביה, תמרוץ העוסקים בגבייה על גביה מוקדמת או גיוס הון להשלמת הפער.

אז קדימה לעבודה. וזכרו; תוכנית עבודה. תקציב ותזרים.

להורדת פורמט תוכנית עבודה לחץ כאן

שנה אזרחית טובה!