ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

עם תחילתה של שנה חדשה ולקראת יום הכיפורים, יש המוצאים את עצמם בעיצומו של תהליך חשבון נפש אישי — זמן להירהור על המעשים, ההצלחות והכישלונות שהשנה החולפת הביאה עמה.

תקציב עסקי הוא בעצם תוכנית הפעולה של הארגון לתקופה מוגדרת, בדרך כלל שנה, והביטוי שלה במונחים כספיים. בתקציב נמצא את המכירות המתוכננות, את העלויות הנובעות מהמכירות, מהרכש ומהייצור, וכן את העלויות התפעוליות השוטפות של העסק. הסיבה לקביעת תקציב ברורה – זהו כלי שמאפשר לחברה ומנהליה מסלול התנהלות כספי ידוע בין ההכנסות להוצאות ומתאר את ההכנסות הצפויות שנובעות מיעדי המכירות, וכן את ההוצאות הנובעות מהפעילות השוטפת ומיעדי המכירות והשיווק.

כל שנה, מתכנסים, כל בני המשפחה, (או החברים) קרובים ורחוקים, סביב השולחן הערוך (אוכלים) וגם קוראים בהגדה של פסח. וכמו בכל חג לא נפקד אחד המשלים המעניינים בהגדה (ובעצם אחד מיני רבים…) משל ארבעת הבנים. סיפור העובר מדור לדור במסורת היהודית, סיפור על ארבעה טיפוסים- אנשים, שונים זה מזה.

בעשורים האחרונים, אנו עדים לעלייה מתמדת במספר הנשים המאיישות תפקידי ניהול בכירים – בחברות פרטיות, ציבוריות ואף בזירה הפוליטית. מגמה זו, נובעת משילוב של שינוי חברתי עמוק, חקיקה לקידום שוויון מגדרי והכרה ביכולותיהן של נשים, והובילה את העולם העסקי והאקדמי לבחון מקרוב את השאלה: האם ישנם מאפיינים ייחודיים לניהול נשי? ומה תרומתם להצלחת ארגונים?

מה קשר בין חג הפורים השמח, החג בו אנחנו מתבקשים לחגוג עד דלא- ידע לבין יום הכיפורים בו אנו אמורים להיות עסוקים בתיקון ובתענית?

בעולם העסקי המודרני, אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר היא קביעת מדיניות התגמול בארגון. בעבר, המודל המסורתי התבסס בעיקר על היררכיה ארגונית – ככל שהתפקיד בכיר יותר, כך התגמול היה גבוה יותר. אולם, חברות מובילות בעולם מגלות כי מודל זה אינו בהכרח מביא לתוצאות העסקיות הטובות ביותר.

בשנתיים האחרונות נכנסה הבינה המלאכותית לחיינו, והעולם מתקדם במהירות מסחררת. עם כניסתה של הבינה המלאכותית ל"משרדי ההנהלה", נפתח עולם חדש של אפשרויות. בזמן שכולם מדברים על צ'אטבוטים ומערכות בסיסיות, מגלים המנהלים הבכירים שהטכנולוגיה החדשה יכולה להיות הרבה יותר מזה – שותפה אסטרטגית שיודעת לקרוא, לנתח ולהבין דברים שבעבר התקשינו לראות.

כשמונים אחוזים מהעסקים בישראל נסגרים תוך חמש שנים מיום פתיחתם, פעמים רבות מדובר בעסקים טובים עם רעיון משמעותי אך הלכה למעשה במבחן התוצאה כמו כל דבר טוב שדורש תכנון הם צריכים שיטות וכלים לניהול עסקי חכם. מהי תכנית עבודה עסקית ואיך ניתן לשפר ביצועים תוך כדי עשייה? כל המידע מחכה לכם כאן במאמר.
אחת השיטות הידועות אך הפחות "אהודות" הנה התכנית העסקית.

השבוע בביקור אצל לקוח, סיפר לי המנכ"ל על טלפון שקיבל מהבנק ועל חקירה צולבת שעבר בטלפון כשעל השולחן…. הקורונה והשלכותיה על העסק שלו. בנינו הרי לא משנה אם אתה מאלו שמאמינים שהקורונה הנה בסך הכול "ספין" בחירות, או לחילופין כבר ביטלתם את הטיסה בקיץ לדיסנילנד עם הילדים, הקורונה בדרך לעסק שלכם ויש להערך אליה ויפה שעה אחת קודם. כמו שצעקו השבוע הכותרות בגלובס: "אפקט הפחד של הקורונה חזק יותר מהתפשטות הווירוס בשטח". ואכן, הפחד מחלחל.

דמיינו רגע: אתם מתמודדים עם דילמה עסקית לא פשוטה, השעון מתקתק, ואתם מרגישים לבד במערכה.
ואז, כמו קסם, אתם מוצאים את עצמכם יושבים בחדר עם אנשים שמבינים את האתגרים שלכם. מישהו שולף רעיון שלא חשבתם עליו, אחר מציע זווית חדשה, והפתרון – שהיה נראה כל כך רחוק – פתאום מתגלה כאפשרי ומעשי.

ניהול אפקטיבי בחברה אינו מתבסס רק על החלטות אסטרטגיות גדולות או על פריצות דרך יוצאות דופן. חלק בלתי נפרד מההצלחה המתמשכת של ארגון הינה הטמעה של הרגלים ניהוליים ושגרות ניהול שיטתיות, המאפשרות מעקב, שיפור מתמיד והגברת התקשורת הפנים-ארגונית.

"תכלה שנה וקללותיה"… מתחיל הרבעון האחרון של השנה, נעשים מאמצים לסגור את השנה הכי טוב שאפשר ומתחיל חשבון הנפש – סיכום ולקחים משנה שמסתימת והערכות לשנה הבאה עלינו – "תחל שנה וברכותיה"…

"החגים" בפתח, ובראשם יום הכיפורים, יום חשבון הנפש שלנו כאנשים, כמנהיגים וכעובדים- הזדמנות מצוינת לדבר על מתן משוב לעובדים. שיחת המשוב, השיחה שמלחיצה כל כך הרבה מנהלים (ועובדים) הנה פגישה תקופתית רשמית, בין העובד לממונה שלו. השיחה מתרחשת בתנאים שוטפים ו"רגילים" בארגון ולא ברגע משבר או בשל אירוע דחוף כלשהו ומסייעת ליצור תקשורת פתוחה יותר בין העובד למנהל שלו. שיחות המשוב הינן כלי חשוב לארגון ויש להתייחס אליהן ככאלה.

עם תחילתה של שנה חדשה ולקראת יום הכיפורים, יש המוצאים את עצמם בעיצומו של תהליך חשבון נפש אישי — זמן להירהור על המעשים, ההצלחות והכישלונות שהשנה החולפת הביאה עמה.

אחת ההרצאות הנצפות והמצוטטות ביותר של טד היא הרצאתו של סיימון סינק, יהודי- בריטי, שהחל את דרכו כפירסומאי והפך לסופר ומרצה מבוקש בעולם. בהרצאתו "מעגל הזהב" (The Golden Circle), סיימון סינק מציג גישה מעוררת השראה להנהגה ושיווק אפקטיביים.

הזמן רץ, וכבר רואים את סיום שנת 2024 וברבעון האחרון של השנה נעשה בארגונים רבים מאמץ מיוחד לעמוד ביעדי השנה שעומדת להסתיים ומתחילים בהכנת התוכנית לשנה הבאה.

הימים שאחרי ה-7/10 היו ועודם קשים לכולנו, ברמה האישית, הלאומית והעסקית. הזמן חלף ועוד מעט תמלא לה שנה לאוקטובר 23 הארור, ואין בית בישראל שלא נגעה בו המלחמה. יש שאיבדו את יקיריהם, יש שאהוביהם משרתים בסדיר או במילואים וחשופים לסכנה, ויש מי שנפגע כלכלית אישית, או עסקית.

מהו מנכ"ל כולנו יודעים, ומנכ"ל משותף? מה זו ה"חיה" הזו בכלל? מנכל משותף הינו תואר הניתן למחזיקים (בד"כ שניים) במשרה הניהולית הבכירה ביותר בארגון, פרטי, או ציבורי, משפחתי או לא. המנכ"ל הינו ראש החברה ועליו מוטלת האחריות הגדולה ביותר לביצועיה מול הבעלים והדירקטוריון. מנכ"לים משותפים קיימים בחברות "רגילות", ציבוריות ושאינן ציבוריות ובחברות משפחתיות ובחברות שאינן משפחתיות.

הצלחה בשותפות עסקית, הנה משימה מורכבת המשלבת אינטראקציות אנושיות, כלכליות ואסטרטגיות.
שיתוף פעולה מוצלח בין שותפים יכול מחד להוביל לצמיחה עסקית משמעותית ולשגשוג אישי של המנהלים ולעזור בהגשמת יעדים שאפתניים, אך הוא גם טומן בחובו פוטנציאל לקונפליקטים ואי-הסכמות. כמו בכל מערכת יחסים קרובה, שותפות עסקית מוצלחת מחייבת תקשורת פתוחה, הגדרת תחומי אחריות ברורים ואמון הדדי.

שיעור מאוד גבוה מהעסקים בישראל מבוססים על שותפות בפועל, גם אם באופן רשמי צורת ההתאגדות היא במסגרת חברה בע"מ, ולא שותפות.