חיפוש
סגור את תיבת החיפוש
ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

כולנו נשמח לעוד כמה שעות ביממה... כי הרי הזמן קצר והמלאכה מרובה. כולנו רוצים "לנהל" את הזמן שלנו כדי להפיק ממנו יותר. אבל, (התראת חדשות רעות) זמן אינו ניתן לניהול! לכולנו יש רק 24 שעות ביממה. אז מה אפשר לעשות? לנהל נכון ובצורה אפקטיבית את המשימות שלנו בתוך הזמן הנתון. כאן יהיה עלינו היא להבחין בין חשוב לדחוף, בין חשוב ללא חשוב, בין דחוף ושאינו דחוף, בין מה שנוכל לעשות לבד ובין מה שניתן יהיה להאציל למישהו אחר. במאמר הזה ריכזתי עבורכם כמה דברים שעובדים בשבילי... מוזמנים, באהבה.
ליצירת קשר עם המומחים שלנו התקשרו עכשיו 072-250-0354 או פנו אלינו בווצאפ 054-443-6422 או השאירו פרטים.

1. לרשום , לרשום, לרשום
עלי כבר צוחקים, כי אני פשוט רושמת הכול. ותכלס? אני לא רואה ברירה אחרת (בטח למי שעמוס וסובל מזיכרון איך לומר לא טוב מדי … כמוני 😉) . אני עורכת רשימה של כל המשימות שעלי לעשות, כולל משימות חשובות שאינן דחופות. אחרי שרשמתי הכול (אגב אני רושמת במחשב בתוכנת ניהול משימות), אני ממיינת את המשימות לפי דרגת החשיבות. גם כאן באה לעזרתי התוכנה הממוחשבת. התוכנה בה אני משתמשת מאפשרת 3 סוגי עדיפויות, גבוה בינוני ונמוך. מיון כזה יחד עם תאריכי יעד וקטגוריות עושה עבורי את העבודה.


2. להקצות זמנים
אני כבר אלופה בזה, יודעת בדיוק (נו טוב… בד"כ) כמה תיקח לי הכנת המצגת וכמה זמן ייקח לכתוב את המייל. אבל גם לגבי משימות חדשות או לגבי משימות שאני לא בטוחה כמה זמן יארכו, אני משתדלת להקצות זמן ריאלי ככל שניתן. מניסיון של לקוחותיי מי שרק מתחיל לנהל את המשימות שלו נוטה לתת הערכות חסר של הזמן הנדרש. האמת? אני לא ממש מוטרדת מזה, פשוט צריך להתחיל ולתכנן, ותוך כדי תנועה ללמוד כמה זמן לוקחת לנו כל משימה, ובפעמים הבאות? פשוט להשתפר!


3. זמן פנוי
בתוך כל התכנונים אני תמיד משאירה לי זמן פנוי, כל יום קורה משהו בלתי צפוי, עבודה לא מתוכננת, עומס של מילים או כל בלת"ם אחר. אז אצלי גם הבלת"מים נלקחים בחשבון.
אני מקפידה גם להשאיר לי ברמה היומית והשבועית זמן למנוחות, ארוחות, בילויים, ריקוד ומדיטציה וכל מה שמשמח אותי כדי שלתחזק את המוטיבציה שלי ליצור ולעבוד בדיוק כמו שאני אוהבת.


4. להתחיל בדברים החשובים
מניסיון, וכדי למנוע מצבים בהם עבר כל היום רק כדי שנגלה בסופו שלא עשינו שום דבר מהנושאים החשובים שתכננו להיום, אני מתחילה את היום דווקא מהמשימות החשובות ולא מהמשימות הדחופות.
בצורה כזו גם אם השתבש לי היום איפשהו עדיין הצלחתי להגיע לדברים החשובים (כי הדחופים נוטים לדאוג לעצמם…)


5. טיק טוק… 
אני טיפוס של בוקר, את הדברים הכי מסובכים אני עושה בקלילות בבוקר, מה שבלילה ייקח לי כפליים זמן (ועצבים). ואת זה אני כמובן לוקחת בתכנון הזמן שלי. אותו דבר (רק הפוך) לגבי טיפוסי הערב. טיפוס ערב? הקשיבו לשעון הביולוגי שלכם והעבירו את הזמן הפנוי שלכם לערב/לילה כשכולם כבר עזבו את המשרד.


6. אם אין אני לי, מי לי – NOT REALLT
מבזק… לא הכול אתם צריכים לעשות בעצמכם! נכון, נכון אתם עושים את זה בדיוק כמו שאתם רוצים.. אבל מצד שני בתי הקברות מלאים באנשים שחשבו שאין להם תחליף…
אז? האצילו סמכויות. בחרו מטלות שניתן להאציל לאחרים והעבירו אותם הלאה. השתמשו במשאב הזמן היקר שלכם לדברים שחשובים באמת ורק אתם יכולים לעשות. את השאר? תעבירו הלאה (ואל תשכחו לעקוב ולבדוק שאכן מתבצע).


7. ובתור לרופא? 
גם כאן צוחקים עלי, אבל תמיד יש לי בתיק משהו לעשות בתור לרופא, או בזמן שלפני הפגישה שהתאחרה. אני מכינה תמיד מטלות קצרות לזמנים "מתים" ומנצלת (כמעט) כל דקה. ככה זה שאת מנסה (ומצליחה) להיות סופרוומן 😉


8. פעילויות קבועות
אני לא מוותרת על כלום, לא על ריקוד, לא על ספורט, לא על עבודה ולא על זמן עם בן הזוג והילדים. אחת הדרכים הכי יעילות שמאפשרת לי לא להזניח דבר, הינה לסגור יחידת זמן קבועה לפעילויות קבועות וחוזרות כאלו. למשל יום חמישי בין 8 ל- 9 מוקדש לפילאטיס , ויום חמישי בין 11-10 לישיבת עבודה עם אחת היועצות שלי. וכך הדברים פשוט קורים, (כאילו) "מעצמם".


9. תכנון המחר
כל ערב אני יושבת כמה דקות לתכנון היום שלמחרת. מוחקת משימות שכבר ביצעתי, מעבירה משימות שלא הספקתי לבצע ומציבה סדרי עדיפויות וזמני ביצוע חדשים. באותו אופן אני מקדישה יחידת זמן (ממש קטנה) במוצ"ש לתכנן את השבוע הקרוב, וכך גם בסוף החודש לגבי החודש שמגיע לטובה. כמעט תמיד אני נזכרת בדברים שרציתי לעשות, ואם לא נזכרתי התוכנה שלי מקפיצה לי תזכורות. אז אני מסודרת.

נשמע מסובך? בתור אחת שהביאה את ניהול המשימות לכדי אומנות אולי אני לא הכי אובייקטיבית, אבל בתור יועצת שלימדה מנכ"ל או שניים את השיטה אני יכולה להגיד שזה פשוט. ובעיקר שזה עובד. אחרי שמתרגלים 😊
בהצלחה!

תמר אדלר
תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC Group , יועצת בכירה לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.
דברו איתנו
ליצירת קשר עם המומחים שלנו
ניהול
מי אנחנו

חברת SMC הוקמה ע"י אילן שגב, לשעבר משנה למנכ"ל בנק דיסקונט, ויו"ר בנק דיסקונט למשכנתאות. מאז הקמתה בשנת 2010 עוסקת הקבוצה בייעוץ לחברות בינוניות וגדולות, ממפעלים וחברות יצרניות, דרך ליווי חברות משפחתיות בתהליך העברה בין-דורית, ועד חברות בתחום ההייטק והביוטכנולוגיה.

אהבתם.ן את המאמר ?

נשמח אם תצטרפו אלינו לרשימת התפוצה, ואחת לחודש נשלח לכם.ן מאמר בנושא אסטרטגיה, ניהול והעברה בין דורית.

למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
לקוחות מספרים
בין לקוחותנו
אולי יעניין אותך גם..
ייעוץ לעסקים משפחתיים
מאסטרמיינד: התשובה לדילמות העסקיות

דמיינו רגע: אתם מתמודדים עם דילמה עסקית לא פשוטה, השעון מתקתק, ואתם מרגישים לבד במערכה.
ואז, כמו קסם, אתם מוצאים את עצמכם יושבים בחדר עם אנשים שמבינים את האתגרים שלכם. מישהו שולף רעיון שלא חשבתם עליו, אחר מציע זווית חדשה, והפתרון – שהיה נראה כל כך רחוק – פתאום מתגלה כאפשרי ומעשי.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
שגרות ניהול – הרגלים ארגוניים לצמיחה עסקית

ניהול אפקטיבי בחברה אינו מתבסס רק על החלטות אסטרטגיות גדולות או על פריצות דרך יוצאות דופן. חלק בלתי נפרד מההצלחה המתמשכת של ארגון הינה הטמעה של הרגלים ניהוליים ושגרות ניהול שיטתיות, המאפשרות מעקב, שיפור מתמיד והגברת התקשורת הפנים-ארגונית.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
אסטרטגיה עסקית – מעקב שנתי

"תכלה שנה וקללותיה"… מתחיל הרבעון האחרון של השנה, נעשים מאמצים לסגור את השנה הכי טוב שאפשר ומתחיל חשבון הנפש – סיכום ולקחים משנה שמסתימת והערכות לשנה הבאה עלינו – "תחל שנה וברכותיה"…

קרא עוד »
קיום שיחת משוב – ככלי להתפתחות אישית וארגונית
שיחת משוב לעובד

"החגים" בפתח, ובראשם יום הכיפורים, יום חשבון הנפש שלנו כאנשים, כמנהיגים וכעובדים- הזדמנות מצוינת לדבר על מתן משוב לעובדים. שיחת המשוב, השיחה שמלחיצה כל כך הרבה מנהלים (ועובדים) הנה פגישה תקופתית רשמית, בין העובד לממונה שלו. השיחה מתרחשת בתנאים שוטפים ו"רגילים" בארגון ולא ברגע משבר או בשל אירוע דחוף כלשהו ומסייעת ליצור תקשורת פתוחה יותר בין העובד למנהל שלו. שיחות המשוב הינן כלי חשוב לארגון ויש להתייחס אליהן ככאלה.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
הכוח שמניע חברות

אחת ההרצאות הנצפות והמצוטטות ביותר של טד היא הרצאתו של סיימון סינק, יהודי- בריטי, שהחל את דרכו כפירסומאי והפך לסופר ומרצה מבוקש בעולם. בהרצאתו "מעגל הזהב" (The Golden Circle), סיימון סינק מציג גישה מעוררת השראה להנהגה ושיווק אפקטיביים.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
תוכנית עבודה 2025

הזמן רץ, וכבר רואים את סיום שנת 2024 וברבעון האחרון של השנה נעשה בארגונים רבים מאמץ מיוחד לעמוד ביעדי השנה שעומדת להסתיים ומתחילים בהכנת התוכנית לשנה הבאה.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
ניהול עסקי – התמודדות עם משבר ה-7/10

הימים שאחרי ה-7/10 היו ועודם קשים לכולנו, ברמה האישית, הלאומית והעסקית. הזמן חלף ועוד מעט תמלא לה שנה לאוקטובר 23 הארור, ואין בית בישראל שלא נגעה בו המלחמה. יש שאיבדו את יקיריהם, יש שאהוביהם משרתים בסדיר או במילואים וחשופים לסכנה, ויש מי שנפגע כלכלית אישית, או עסקית.

קרא עוד »
ייעוץ אסטרטגי
מנכלים משותפים

מהו מנכ"ל כולנו יודעים, ומנכ"ל משותף? מה זו ה"חיה" הזו בכלל? מנכל משותף הינו תואר הניתן למחזיקים (בד"כ שניים) במשרה הניהולית הבכירה ביותר בארגון, פרטי, או ציבורי, משפחתי או לא. המנכ"ל הינו ראש החברה ועליו מוטלת האחריות הגדולה ביותר לביצועיה מול הבעלים והדירקטוריון. מנכ"לים משותפים קיימים בחברות "רגילות", ציבוריות ושאינן ציבוריות ובחברות משפחתיות ובחברות שאינן משפחתיות.

קרא עוד »
ייעוץ אסטרטגי
מפתחות להצלחה בשותפות עסקית

הצלחה בשותפות עסקית, הנה משימה מורכבת המשלבת אינטראקציות אנושיות, כלכליות ואסטרטגיות.
שיתוף פעולה מוצלח בין שותפים יכול מחד להוביל לצמיחה עסקית משמעותית ולשגשוג אישי של המנהלים ולעזור בהגשמת יעדים שאפתניים, אך הוא גם טומן בחובו פוטנציאל לקונפליקטים ואי-הסכמות. כמו בכל מערכת יחסים קרובה, שותפות עסקית מוצלחת מחייבת תקשורת פתוחה, הגדרת תחומי אחריות ברורים ואמון הדדי.

קרא עוד »
ניהול
ליווי מנכ"ל – מה עושה מנכ"ל כשהוא צריך קצת פוקוס?

לא מזמן בביקור השבועי אצל א. מנכ"ל חברה בינונית פלוס (ואחד הלקוחות החביבים עלי), סיפר א. על חבר קרוב שלו, מנכ"ל של חברה בתחום אחר לחלוטין הזקוק לעזרה. כשהתעניינתי באיזה סוג של עזרה מדובר אמר א. נראה לי שהוא צריך פוקוס, ולידציה וחשיבה רעננה. והכי טוב? הוסיף, שתדברי איתו את ישירות.

קרא עוד »
שינוי יתר בעסקים
ייעוץ לחברות – שינוי יתר

בתקופה זו כאשר הטכנולוגיה מתחדשת בקצב מטורף, השוק נותן משקל רב יותר להתאמת המוצרים והשירותים ללקוח "המפולח", ומבית – תחום ההעסקה הופך מורכב יותר לניהול מיום ליום ותחרות קשה בכל השווקים, התוצאה – לחץ בלתי פוסק על המנכ"ל להנהיג שינויים חדשות לבקרים.

קרא עוד »
AI לעסקים
AI לעסקים

בתקופה האחרונה, בינה מלאכותית (AI) פרצה אל תודעתנו כסופה, והופכת לנושא חם לדיון בכל רחבי העולם. מונחים כמו Generative AI, Chat GPT ואחרים הפכו לשגרתיים ולא רק בדיאלוג המקצועי. מומחים מנסים ללמוד את השפעותיה של הבינה המלאכותית על הכלכלה ושוק העבודה, בעוד בעלי עסקים מתלבטים האם הטכנולוגיה הזו יכולה באמת לתרום לארגונים שלהם, או שמא מדובר בהייפ שיעבור ועוד לא ממש בשל.

קרא עוד »
ניהול עובדים
ניהול עובדים – בטחון פסיכולוגי, הארגון והצוות שלך

בעולם העבודה המאתגר של המאה ה- 21 המאופיין באי וודאות ותלות הדדית, עלינו ליצור מקומות עבודה שיאפשרו לעובדים שלנו להביא עצמם במלואם לאתגרים שלפניהם, ולאפשר להם להפוך לגרסה הכי טובה ותורמת של עצמם. יצירת סביבת עבודה, המאזנת בין אחריותיות ומוטיבציה לבין בטחון פסיכולוגי, תעזור לנו לעשות בדיוק את זה.

קרא עוד »
תוכנית עבודה
תוכניות עבודה חרבות ברזל

בכל שנה, הכנת תוכנית עבודה לשנת הפעילות הבאה, הנה אתגר המחייב חיזוי, הערכה ואפילו קצת הימור. שנת 2025 מציבה בפנינו אתגר גדול ומורכב הרבה יותר. אי הוודאות ביחס להתפתחות המלחמה, בעיקר בצפון הארץ, ההשלכות של המלחמה על המצב הכלכלי, ועוד שאלות רבות ואמיתיות הופכות את הכנת תוכנית העבודה למורכבת מתמיד.

קרא עוד »
תוכנית עבודה שנתית
הכנת תכנית עבודה שנתית 2024

בכל שנה הכנת תוכנית עבודה לשנת הפעילות הבאה הנה אתגר המחייב חיזוי הערכה ואפילו קצת הימור. שנת 2024 מציבה בפנינו אתגר גדול ומורכב הרבה יותר. אי הוודאות ביחס להתפתחות המלחמה בעיקר בצפון הארץ, ההשלכות של המלחמה על המצב הכלכלי, ועוד שאלות רבות ואמיתיות הופכות את הכנת תוכנית העבודה למורכבת מתמיד.

קרא עוד »
למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
גלילה לראש העמוד

השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם

דילוג לתוכן