ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

  כולנו נשמח לעוד כמה שעות ביממה…                                                                                               כי הרי הזמן קצר והמלאכה מרובה. כולנו רוצים "לנהל" את הזמן שלנו כדי להפיק ממנו יותר. אבל, (התראת חדשות רעות) זמן אינו ניתן לניהול! לכולנו יש רק 24 שעות ביממה.

אז מה אפשר לעשות? לנהל נכון ובצורה אפקטיבית את המשימות שלנו בתוך הזמן הנתון.
כאן יהיה עלינו היא להבחין בין חשוב לדחוף, בין חשוב ללא חשוב, בין דחוף ושאינו דחוף, בין מה שנוכל לעשות לבד ובין מה שניתן יהיה להאציל למישהו אחר.
במאמר הזה ריכזתי עבורכם כמה דברים שעובדים בשבילי…                                                        מוזמנים, באהבה.


1. לרשום , לרשום, לרשום-
עלי כבר צוחקים, כי אני פשוט רושמת הכול. ותכלס? אני לא רואה ברירה אחרת (בטח למי שעמוס וסובל מזיכרון איך לומר לא טוב מדי … כמוני 😉) . אני עורכת רשימה של כל המשימות שעלי לעשות, כולל משימות חשובות שאינן דחופות. אחרי שרשמתי הכול (אגב אני רושמת במחשב בתוכנת ניהול משימות), אני ממיינת את המשימות לפי דרגת החשיבות.
גם כאן באה לעזרתי התוכנה הממוחשבת. התוכנה בה אני משתמשת מאפשרת 3 סוגי עדיפויות, גבוה בינוני ונמוך. מיון כזה יחד עם תאריכי יעד וקטגוריות עושה עבורי את העבודה.
2. להקצות זמנים-
אני כבר אלופה בזה, יודעת בדיוק (נו טוב… בד"כ) כמה תיקח לי הכנת המצגת וכמה זמן ייקח לכתוב את המייל. אבל גם לגבי משימות חדשות או לגבי משימות שאני לא בטוחה כמה זמן יארכו, אני משתדלת להקצות זמן ריאלי ככל שניתן. מניסיון של לקוחותיי מי שרק מתחיל לנהל את המשימות שלו נוטה לתת הערכות חסר של הזמן הנדרש. האמת? אני לא ממש מוטרדת מזה, פשוט צריך להתחיל ולתכנן, ותוך כדי תנועה ללמוד כמה זמן לוקחת לנו כל משימה,
ובפעמים הבאות? פשוט להשתפר!
3. זמן פנוי-
בתוך כל התכנונים אני תמיד משאירה לי זמן פנוי, כל יום קורה משהו בלתי צפוי, עבודה לא מתוכננת, עומס של מילים או כל בלת"ם אחר. אז אצלי גם הבלת"מים נלקחים בחשבון.
אני מקפידה גם להשאיר לי ברמה היומית והשבועית זמן למנוחות, ארוחות, בילויים, ריקוד ומדיטציה וכל מה שמשמח אותי כדי שלתחזק את המוטיבציה שלי ליצור ולעבוד בדיוק כמו שאני אוהבת.
4. להתחיל בדברים החשובים-
מניסיון, וכדי למנוע מצבים בהם עבר כל היום רק כדי שנגלה בסופו שלא עשינו שום דבר מהנושאים החשובים שתכננו להיום, אני מתחילה את היום דווקא מהמשימות החשובות ולא מהמשימות הדחופות.
בצורה כזו גם אם השתבש לי היום איפשהו עדיין הצלחתי להגיע לדברים החשובים (כי הדחופים נוטים לדאוג לעצמם…)
5. טיק טוק… –
אני טיפוס של בוקר, את הדברים הכי מסובכים אני עושה בקלילות בבוקר, מה שבלילה ייקח לי כפליים זמן (ועצבים). ואת זה אני כמובן לוקחת בתכנון הזמן שלי. אותו דבר (רק הפוך) לגבי טיפוסי הערב. טיפוס ערב? הקשיבו לשעון הביולוגי שלכם והעבירו את הזמן הפנוי שלכם לערב/לילה כשכולם כבר עזבו את המשרד.
6. אם אין אני לי, מי לי – NOT REALLT
מבזק… לא הכול אתם צריכים לעשות בעצמכם! נכון, נכון אתם עושים את זה בדיוק כמו שאתם רוצים.. אבל מצד שני בתי הקברות מלאים באנשים שחשבו שאין להם תחליף…
אז? האצילו סמכויות. בחרו מטלות שניתן להאציל לאחרים והעבירו אותם הלאה. השתמשו במשאב הזמן היקר שלכם לדברים שחשובים באמת ורק אתם יכולים לעשות. את השאר? תעבירו הלאה (ואל תשכחו לעקוב ולבדוק שאכן מתבצע).
7. ובתור לרופא? –
גם כאן צוחקים עלי, אבל תמיד יש לי בתיק משהו לעשות בתור לרופא, או בזמן שלפני הפגישה שהתאחרה. אני מכינה תמיד מטלות קצרות לזמנים "מתים" ומנצלת (כמעט) כל דקה. ככה זה שאת מנסה (ומצליחה) להיות סופרוומן 😉
8. פעילויות קבועות-
אני לא מוותרת על כלום, לא על ריקוד, לא על ספורט, לא על עבודה ולא על זמן עם בן הזוג והילדים. אחת הדרכים הכי יעילות שמאפשרת לי לא להזניח דבר, הינה לסגור יחידת זמן קבועה לפעילויות קבועות וחוזרות כאלו. למשל יום חמישי בין 8 ל- 9 מוקדש לפילאטיס , ויום חמישי בין 11-10 לישיבת עבודה עם אחת היועצות שלי. וכך הדברים פשוט קורים, (כאילו) "מעצמם".
9. תכנון המחר –
כל ערב אני יושבת כמה דקות לתכנון היום שלמחרת. מוחקת משימות שכבר ביצעתי, מעבירה משימות שלא הספקתי לבצע ומציבה סדרי עדיפויות וזמני ביצוע חדשים. באותו אופן אני מקדישה יחידת זמן (ממש קטנה) במוצ"ש לתכנן את השבוע הקרוב, וכך גם בסוף החודש לגבי החודש שמגיע לטובה. כמעט תמיד אני נזכרת בדברים שרציתי לעשות, ואם לא נזכרתי התוכנה שלי מקפיצה לי תזכורות. אז אני מסודרת.

נשמע מסובך? בתור אחת שהביאה את ניהול המשימות לכדי אומנות אולי אני לא הכי אובייקטיבית, אבל בתור יועצת שלימדה מנכ"ל או שניים את השיטה אני יכולה להגיד שזה פשוט. ובעיקר שזה עובד. אחרי שמתרגלים 😊
בהצלחה!


הכותבת: תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC GROUP , יועצת לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.

תמר אדלר
תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC Group , יועצת בכירה לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.
ניהול
מי אנחנו

חברת SMC הוקמה ע"י אילן שגב, לשעבר משנה למנכ"ל בנק דיסקונט, ויו"ר בנק דיסקונט למשכנתאות. מאז הקמתה בשנת 2010 עוסקת הקבוצה בייעוץ לחברות בינוניות וגדולות, ממפעלים וחברות יצרניות, דרך ליווי חברות משפחתיות בתהליך העברה בין-דורית, ועד חברות בתחום ההייטק והביוטכנולוגיה.

דברו איתנו
אולי יעניין אותך גם
פיתוח מנהלים בחברות וארגונים
סדנאות למנהלים

כחלק מעיצוב ויישום האסטרטגיה אצל לקוחותנו, וגם בחברות בהן נעשית העברה בין דורית, אני מציעים תהליכים סדנאיים, בהם לוקחים חלק פעיל, הצוות הבכיר, ההנהלה ואף

קרא עוד »
הגדלת הרווחיות

עסקים רבים אינם מבחינים בין גידול במכירות לבין גידול ברווחיות ומופתעים לגלות שגם כאשר המכירות גדלו- הרווח הנקי לא השתנה או חמור מכך אפילו הורע.

קרא עוד »
למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן