ניהול זמן – יש בכלל דבר כזה? 9 צעדים לניהול משימות בזמן

דמיינו רגע: אתם מתמודדים עם דילמה עסקית לא פשוטה, השעון מתקתק, ואתם מרגישים לבד במערכה.
ואז, כמו קסם, אתם מוצאים את עצמכם יושבים בחדר עם אנשים שמבינים את האתגרים שלכם. מישהו שולף רעיון שלא חשבתם עליו, אחר מציע זווית חדשה, והפתרון – שהיה נראה כל כך רחוק – פתאום מתגלה כאפשרי ומעשי.

ניהול אפקטיבי בחברה אינו מתבסס רק על החלטות אסטרטגיות גדולות או על פריצות דרך יוצאות דופן. חלק בלתי נפרד מההצלחה המתמשכת של ארגון הינה הטמעה של הרגלים ניהוליים ושגרות ניהול שיטתיות, המאפשרות מעקב, שיפור מתמיד והגברת התקשורת הפנים-ארגונית.

"תכלה שנה וקללותיה"… מתחיל הרבעון האחרון של השנה, נעשים מאמצים לסגור את השנה הכי טוב שאפשר ומתחיל חשבון הנפש – סיכום ולקחים משנה שמסתימת והערכות לשנה הבאה עלינו – "תחל שנה וברכותיה"…

"החגים" בפתח, ובראשם יום הכיפורים, יום חשבון הנפש שלנו כאנשים, כמנהיגים וכעובדים- הזדמנות מצוינת לדבר על מתן משוב לעובדים. שיחת המשוב, השיחה שמלחיצה כל כך הרבה מנהלים (ועובדים) הנה פגישה תקופתית רשמית, בין העובד לממונה שלו. השיחה מתרחשת בתנאים שוטפים ו"רגילים" בארגון ולא ברגע משבר או בשל אירוע דחוף כלשהו ומסייעת ליצור תקשורת פתוחה יותר בין העובד למנהל שלו. שיחות המשוב הינן כלי חשוב לארגון ויש להתייחס אליהן ככאלה.

עם תחילתה של שנה חדשה ולקראת יום הכיפורים, יש המוצאים את עצמם בעיצומו של תהליך חשבון נפש אישי — זמן להירהור על המעשים, ההצלחות והכישלונות שהשנה החולפת הביאה עמה.

אחת ההרצאות הנצפות והמצוטטות ביותר של טד היא הרצאתו של סיימון סינק, יהודי- בריטי, שהחל את דרכו כפירסומאי והפך לסופר ומרצה מבוקש בעולם. בהרצאתו "מעגל הזהב" (The Golden Circle), סיימון סינק מציג גישה מעוררת השראה להנהגה ושיווק אפקטיביים.

הזמן רץ, וכבר רואים את סיום שנת 2024 וברבעון האחרון של השנה נעשה בארגונים רבים מאמץ מיוחד לעמוד ביעדי השנה שעומדת להסתיים ומתחילים בהכנת התוכנית לשנה הבאה.

הימים שאחרי ה-7/10 היו ועודם קשים לכולנו, ברמה האישית, הלאומית והעסקית. הזמן חלף ועוד מעט תמלא לה שנה לאוקטובר 23 הארור, ואין בית בישראל שלא נגעה בו המלחמה. יש שאיבדו את יקיריהם, יש שאהוביהם משרתים בסדיר או במילואים וחשופים לסכנה, ויש מי שנפגע כלכלית אישית, או עסקית.

מהו מנכ"ל כולנו יודעים, ומנכ"ל משותף? מה זו ה"חיה" הזו בכלל? מנכל משותף הינו תואר הניתן למחזיקים (בד"כ שניים) במשרה הניהולית הבכירה ביותר בארגון, פרטי, או ציבורי, משפחתי או לא. המנכ"ל הינו ראש החברה ועליו מוטלת האחריות הגדולה ביותר לביצועיה מול הבעלים והדירקטוריון. מנכ"לים משותפים קיימים בחברות "רגילות", ציבוריות ושאינן ציבוריות ובחברות משפחתיות ובחברות שאינן משפחתיות.

הצלחה בשותפות עסקית, הנה משימה מורכבת המשלבת אינטראקציות אנושיות, כלכליות ואסטרטגיות.
שיתוף פעולה מוצלח בין שותפים יכול מחד להוביל לצמיחה עסקית משמעותית ולשגשוג אישי של המנהלים ולעזור בהגשמת יעדים שאפתניים, אך הוא גם טומן בחובו פוטנציאל לקונפליקטים ואי-הסכמות. כמו בכל מערכת יחסים קרובה, שותפות עסקית מוצלחת מחייבת תקשורת פתוחה, הגדרת תחומי אחריות ברורים ואמון הדדי.

שיעור מאוד גבוה מהעסקים בישראל מבוססים על שותפות בפועל, גם אם באופן רשמי צורת ההתאגדות היא במסגרת חברה בע"מ, ולא שותפות.

הבדידות הניהולית יכולה להיות סיטואציה מאתגרת, אך ניתן לפרוץ אותה על ידי יצירת רשתות תמיכה והתייעצות. זכרו, יחד זה תמיד טוב יותר.

לא מזמן בביקור השבועי אצל א. מנכ"ל חברה בינונית פלוס (ואחד הלקוחות החביבים עלי), סיפר א. על חבר קרוב שלו, מנכ"ל של חברה בתחום אחר לחלוטין הזקוק לעזרה. כשהתעניינתי באיזה סוג של עזרה מדובר אמר א. נראה לי שהוא צריך פוקוס, ולידציה וחשיבה רעננה. והכי טוב? הוסיף, שתדברי איתו את ישירות.

האביב הינו תקופה של התחדשות, הטבע מתעלם ממלחמות וממשיך כדרכו להצמיח פרחים חדשים.
בין אם נרצה בכך או לאו, הזמן נע לכיוון אחד. הקדמה, הטכנולוגיה ודרישותיהם של לקוחות, לא עוצרים. גם ארגונים, כמו הטבע, צריכים להתחדש תמידית.

בתקופה זו כאשר הטכנולוגיה מתחדשת בקצב מטורף, השוק נותן משקל רב יותר להתאמת המוצרים והשירותים ללקוח "המפולח", ומבית – תחום ההעסקה הופך מורכב יותר לניהול מיום ליום ותחרות קשה בכל השווקים, התוצאה – לחץ בלתי פוסק על המנכ"ל להנהיג שינויים חדשות לבקרים.

בתקופה האחרונה, בינה מלאכותית (AI) פרצה אל תודעתנו כסופה, והופכת לנושא חם לדיון בכל רחבי העולם. מונחים כמו Generative AI, Chat GPT ואחרים הפכו לשגרתיים ולא רק בדיאלוג המקצועי. מומחים מנסים ללמוד את השפעותיה של הבינה המלאכותית על הכלכלה ושוק העבודה, בעוד בעלי עסקים מתלבטים האם הטכנולוגיה הזו יכולה באמת לתרום לארגונים שלהם, או שמא מדובר בהייפ שיעבור ועוד לא ממש בשל.

בעולם העבודה המאתגר של המאה ה- 21 המאופיין באי וודאות ותלות הדדית, עלינו ליצור מקומות עבודה שיאפשרו לעובדים שלנו להביא עצמם במלואם לאתגרים שלפניהם, ולאפשר להם להפוך לגרסה הכי טובה ותורמת של עצמם. יצירת סביבת עבודה, המאזנת בין אחריותיות ומוטיבציה לבין בטחון פסיכולוגי, תעזור לנו לעשות בדיוק את זה.

בכל שנה, הכנת תוכנית עבודה לשנת הפעילות הבאה, הנה אתגר המחייב חיזוי, הערכה ואפילו קצת הימור. שנת 2025 מציבה בפנינו אתגר גדול ומורכב הרבה יותר. אי הוודאות ביחס להתפתחות המלחמה, בעיקר בצפון הארץ, ההשלכות של המלחמה על המצב הכלכלי, ועוד שאלות רבות ואמיתיות הופכות את הכנת תוכנית העבודה למורכבת מתמיד.

בכל שנה הכנת תוכנית עבודה לשנת הפעילות הבאה הנה אתגר המחייב חיזוי הערכה ואפילו קצת הימור. שנת 2024 מציבה בפנינו אתגר גדול ומורכב הרבה יותר. אי הוודאות ביחס להתפתחות המלחמה בעיקר בצפון הארץ, ההשלכות של המלחמה על המצב הכלכלי, ועוד שאלות רבות ואמיתיות הופכות את הכנת תוכנית העבודה למורכבת מתמיד.

לא פשוט לקרוא ל"שבת השחורה" ביותר בתולדות מדינת ישראל בשם אצילי ויפה כמו "ברבור שחור", אבל היא עונה בדיוק על ההגדרה כפי שהגדיר נסים ניקולס טאלב בספרו הברבור שחור.