שיחת משוב לעובד

שיחת משוב לעובד

"החגים" בפתח, ובראשם יום הכיפורים, יום חשבון הנפש שלנו כאנשים, כמנהיגים וכעובדים- הזדמנות מצוינת לדבר על מתן משוב לעובדים. שיחת המשוב, השיחה שמלחיצה כל כך הרבה מנהלים (ועובדים) הנה פגישה תקופתית רשמית, בין העובד לממונה שלו. השיחה מתרחשת בתנאים שוטפים ו"רגילים" בארגון ולא ברגע משבר או בשל אירוע דחוף כלשהו ומסייעת ליצור תקשורת פתוחה יותר בין העובד למנהל שלו. שיחות המשוב הינן כלי חשוב לארגון ויש להתייחס אליהן ככאלה.
ליצירת קשר עם המומחים שלנו התקשרו עכשיו 072-250-0354 או פנו אלינו בווצאפ 050-996-0900 או השאירו פרטים.

תוכן עניינים

מה זה שיחת משוב?

במהלך שיחת המשוב מחווה המנהל את דעתו, על תפקודו והתנהגותו של העובד.ת, העובד מתייחס גם הוא להתייחס לדברי המנהל ויחד בונים השניים תוכנית לתיקון הפער בין המצוי לרצוי. חשוב כי שיחת המשוב תהיה דו סטרית- דיאלוג בין שנים ולא מונולוג (של המנהל בד"כ), תהיה מתוכננת (ולא על הדרך), תתבסס על עובדות שאינן מצויות במחלוקת, תתייחס לתקופה ידועה ומוגדרת בזמן ותתבסס על ראיה אופטימית ואמונה ביכולת לשינוי ושיפור.

אז למה לנהל בכלל שיחות משוב?

לשיחת המשוב מספר מטרות:

  1. שיפור הביצועים של העובד.ת
  2. תאום ציפיות בין העובד.ת למנהל.ת שלו/שלה
  3. יצירת תקשורת פתוחה וביסוס אמון
  4. העלאת המוטיבציה של העובד.ת
  5. התפתחות אישית – של שני הצדדים המנהל והעובד.ת כאחד

אז אם זה כל כך חשוב למה לא עושים את זה יותר?

מסתבר, כי למרות חשיבותן של שיחות המשוב, מנהלים רבים נרתעים מלקיים אותן. כבר שמעתי תירוצים כמו "אין לי זמן", "זה ממילא לא יעזור", "כל האנשים שלי יודעים בדיוק מה מצופה מהם" ועוד.

למעשה מאחורי כל התירוצים "המופלאים" הללו מסתתרת בד"כ אמת פשוטה בהרבה, שיחה כזו היא שיחה שיכולה "להעיר שדים מרבצם" ולהוביל לקונפליקט. כך שרוב המנהלים יטו להימנע משיחות כאלו. אולם בארגונים מסודרים יעידו המנהלים כי קיום שיחות משוב עם העובדים הינו כעין "שריר", שאפשר לתרגל ולהפוך אותו ליותר מיומן ואת השיחה לקלה יותר ובעיקר יש תוצאות. אז שווה.

איך מנהלים שיחת משוב אפקטיבית?

לניהול שיחת משוב שני שלבים עיקריים ההכנה לשיחה וניהול השיחה…

הכנה לשיחת המשוב

ראשית, יש להתכונן לשיחת המשוב, בארגונים רבים מבקשים מהמנהל הישיר למלא טופס משוב על העובד לפני השיחה, באחרים מבקשים גם מהעובד למלא טופס כזה על עצמו (ולעיתים גם על המנהל שלו…א בל זה כבר למתקדמים). כך או כך, גם אם אין בארגון שלכם הנחיה ברורה למלא טופס (וחבל אגב) יש להתכונן לשיחה.

כחלק מההכנה לשיחה, נרצה כמנהלים לזהות האם יש פערים בין רמת הביצועים של העובד.ת ובין היעדים הקונקרטיים או הציפיות ממנו/ממנה. כאשר יהיה קיים פער כזה- יהיה עלינו לתת משוב שהוא שלילי בחלקו, אולם גם כאשר לא מתקיים פער כזה חשוב לתת משוב חיובי ולא להתעלם ממנו. פעמים רבות דווקא העובדים הטובים אלו "שפשוט אין לי מה להגיד להם" אינם מקבלים את המשוב החיובי שכה מגיע להם. אות משוב שיוודא שגם בעתיד הם ימשיכו לתרום לארגון וישתדלו להיות במיטבם.

בשלב הבא ככל שניתן יש לנסות לאתר את הסיבות לפערי הביצוע (ככל שיש כאלו) האם מדובר בידע שחסר לעובד, האם זו הגישה או ההתנהלות שלו, האם מדובר במיומנות כלשהיא שחסרה לו?, או שמא מדובר בבעיה בניהול הזמן והמשאבים שלו? זיהוי הסיבה הינו חשוב ויסיע לנו ליצור בהמשך יחד עם העובד תוכנית לצמצום הפער.

ואחרון חביב ו(כמעט) חשוב מכל- יש להביא דוגמאות, ספציפיות ככל שניתן, על מקרים שאינם מוטלים בספק, המציגים מגמה כלשהי (ולא אירוע חד פעמי). ודוגמאות משמעותיות מספיק כך שיש טעם לדבר עליהן ולא יתפסו בעיני העובד כניהול חשבונות קטנוני ומיותר.

מהלך שיחת המשוב

כדי שהעובד.ת יוכלו להקשיב למשוב אנחנו ממליצים על שיטת הסנדוויץ'… להתחיל במשהו טוב (הפרוסה התחתונה), להציג את נושא/ים לשיפור (הממרח או האמצע של הסנדוויץ') ולסיים במשהו חיובי (הפרוסה העליונה). מודל זה יאפשר לעובד להאזין לאחר המילים הטובות בהן פתחנו גם לדברים היותר מורכבים שיש לנו להגיד. סיום השיחה בנימה חיובית ואופטימית (הפרוסה העליונה) יאפשר את חיזוק המוטיבציה של העובד ויאפשר לו ללכת הביתה ב"שקט" וביכולת ל"החזיק" את המשוב ויגדיל את סיכויי היישום של ההארות שניתנו לו במהלכו.

חמישת השלבים של ה"ממרח" או "אמצע הסנדוויץ'" בתהליך המשוב

מקובל לראות חמישי שלבים בהצגת הצד המאתגר יותר של שיחת המשוב- הממרח- או אמצע הסנדויץ'.

שלב אחד ושתיים

על המנהל להציג את האתגר הדורש תיקון, ואת פער הביצוע, וזה החלק הקל J

שלב שלוש וארבע

בשלבים הבאים על המנהל להשיג את הסכמת העובד לפער בביצוע, וחשוב מזה , לגרום לעובד להבין שהפער נובע מגורם שבתחום השפעתו (של העובד), ולא "זו בעיה של הארגון" או של "מחלקה אחרת". ברגע שהעובד יבין היכן הפער וכי יש ביכולתו להתגבר עליו נוכל לעבור לשלב הבא

שלב חמש

על המנהל לעורר בעובד מוטיבציה ומחויבות להתמודד עם הפער (קשה) ואז להגדיר יחד פתרון לבעיה- ודרכי מעקב ליישום. השלב האחרון הזה הוא לא פחות מחיוני. מנהלים רבים צולחים למרות הקושי צולחים את ארבעת השלבים הראשונים, אולם בפועל מתמקדים בהצגה של הבעיה והגדרת המצופה מהעובד אך אינם מסייעים לו ומכונים אותו להגדיר דרך לתיקון וצמצום הפער.

דווקא השלב המאתגר הזה של הגדרת הפתרון יכול (באם נצלח אותו) להפוך את שיחת המשוב לשיחת מוטיבציה. שאלות כמו מה יוכל לסייע לך? אילו פתרונות אפשריים אתה רואה? איפה אתה עלול להתקשות ביישום? יוכלו לסייע למנהל ולעובד כאחד להתקדם יחד לעבר פתרון מוסכם לצמצום הפער. חשוב מאוד בשלב הזה לשמוע ולהוביל את העובד ולא "להצניח" עליו את דעתנו (המלומדת כמובן).

לאחר סיום השיחה יש להעלות אותה על הכתב בצורה תמציתית ולהעביר לממונה של הממונה (כלומר למנהל של המנהל שהעביר את המשוב) ולשמור במסגרת הידע הארגוני.

לסיכום:

שיחת משוב לעובדי.ת ככל שתתבצע נכון, הינה אחד הכלים האפקטיביים העומדים לרשות המנהל, ויכולה למרות האתגר המשמעותי, לקדם את העובד, המנהל ואף את הארגון כולו.

הכנה מראש, איתור הפער בין ה"מצוי לרצוי", מתן דוגמאות, שימוש בשיטת הסנדויץ' ועוד כלים יסייעו למנהל לעבור את שיחות המשוב בהצלחה. אולם באחריות הארגון להקנות למי ממנהליו המקיימים שיחות משוב את כל הידע, המיומנויות והכלים ולוודא כי התהליך נעשה נכון ובצורה מכבדת.

תמר אדלר
תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC Group , יועצת בכירה לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.
דברו איתנו
רוצה להפוך את הידע לתוצאות?
ניהול
מי אנחנו

חברת SMC הוקמה ע"י אילן שגב, לשעבר משנה למנכ"ל בנק דיסקונט, ויו"ר בנק דיסקונט למשכנתאות. מאז הקמתה בשנת 2010 עוסקת הקבוצה בייעוץ לחברות בינוניות וגדולות, ממפעלים וחברות יצרניות, דרך ליווי חברות משפחתיות בתהליך העברה בין-דורית, ועד חברות בתחום ההייטק והביוטכנולוגיה.

אהבתם.ן את המאמר ?

נשמח אם תצטרפו אלינו לרשימת התפוצה, ואחת לחודש נשלח לכם.ן מאמר בנושא אסטרטגיה, ניהול והעברה בין דורית.

למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
לקוחות מספרים
בין לקוחותנו
אולי יעניין אותך גם..
אסטרטגיה עסקית לקיצור משך הישיבות ולשיפור דרמטי באיכות ההחלטות
אסטרטגיה עסקית לקיצור משך הישיבות ולשיפור באיכות ההחלטות

בתקופה האחרונה אני נפעם כל פעם מחדש כאשר אני פוגש מנכ"לים ובכירים אחרים, בפגישות אישיות או בדיונים רבי משתתפים, שמקבלים החלטות תוך מענה לטלפון הנייד ועוברים מנושא לנושא במהירות.
כולנו משוכנעים שאנחנו יודעים לבצע מולטי־טאסקינג. בפועל, אנחנו בעיקר מפצלים את הקשב, והמחיר הארגוני גבוה בהרבה מכפי שנדמה לנו.

קרא עוד »
כך תנהלו את מערכת היחסים בין המנכ"ל ליו"ר
כך תנהלו את מערכת היחסים בין המנכ"ל ליו"ר

מבלי לנקוט עמדה פוליטית, קשה שלא להבחין בפרסומים על המתחים בין טראמפ לנתניהו. מעבר לפוליטיקה, הם מזכירים לי מערכת יחסים אחרת, מוכרת מאוד בעולם העסקי, היחסים בין מנכ"ל לבין יו"ר דירקטוריון, במיוחד כאשר היו"ר הוא גם בעל השליטה בחברה.

קרא עוד »
ניהול אי ודאות
ניהול אי ודאות – מה המצב הפוליטי יכול ללמד מנכ"לים

בתקופה בה המציאות הפוליטית, הכלכלית והביטחונית משתנה בקצב מסחרר, הציבור הרחב חי בתחושת ערפל מתמשכת. בתקופה בה חוסר היציבות הופך לשגרה, הצורך בעוגן מנהיגותי משמעותי מעולם לא היה חשוב יותר. התחושה הזו אינה משויכת לצד פוליטי כזה או אחר, זוהי תגובה אנושית בסיסית למצבי דחק. כותרת רודפת כותרת, מידע חלקי מתחלף ברשתות החברתיות בשמועות לא מבוססות, ובני האדם מחפשים בעיקר דבר אחד, תחושת יציבות וביטחון.

קרא עוד »
מבט אבולוציוני על אסטרטגיה עסקית
אסטרטגיה עסקית – האם הארגון שלכם סוחב משקולות מיותרות?

במשך שנים, מדענים ניסו להבין מדוע יש לנו סנטר. אנחנו היונק היחיד בעולם עם הבליטה הגרמית הזו בתחתית הלסת. האם הוא עוזר לנו ללעוס? האם הוא מחזק את המבנה הגולגולתי? מחקרים עדכני, שפורסם לאחרונה בסקירה של מכון דוידסון מעלה סברה מפתיעה לפיה, הסנטר הוא ככל הנראה ספנדרל, תוצר לוואי אבולוציוני של נסיגת הפנים והצטמצמות הלסת, ולא איבר בעל תכלית בפני עצמו. בעולם הביולוגי, אנחנו תקועים עם הסנטר שלנו (ועם התוספתן, ועם זרת הרגל שהולכת ומתנוונת). אבל בעולם הארגוני? שם הסנטר הארגוני (כשם עצם כללי) הוא בחירה, שכדאי ונכון לבחון את תרומתה.

קרא עוד »
הטמעת AI בארגון
הטמעת AI בארגון

השיח הבלתי פוסק בנושא כלי הבינה המלאכותית יוצר תחושת FOMO (Fear of missing out) בקרב כולנו, שכירים, מנהלים ומנכ"לים. מסביבנו נראה שכולם כבר הטמיעו כלי AI ושולטים בהם. בפועל, כנראה שהאמת רחוקה משם.

קרא עוד »
ניהול עסק בישראל
ניהול עסק בישראל

כמי שמלווה מנהלים ישראלים, אני רואה שוב ושוב עד כמה הסגנון הניהולי המקומי לא נולד מקריאת ספרי ניהול, אלא צמח מתוך מציאות חיים, ערכים והרגלים ישראליים מובהקים.

קרא עוד »
ליווי מנכ"ל המדריך המלא
ליווי מנכ"ל – המדריך המלא

עם תחילתה של שנה חדשה ולקראת יום הכיפורים, יש המוצאים את עצמם בעיצומו של תהליך חשבון נפש אישי — זמן להירהור על המעשים, ההצלחות והכישלונות שהשנה החולפת הביאה עמה.

קרא עוד »
ניהול תקציב עסקי ושיפור רווחיות
ניהול תקציב עסקי ושיפור רווחיות – המדריך המלא

תקציב עסקי הוא בעצם תוכנית הפעולה של הארגון לתקופה מוגדרת, בדרך כלל שנה, והביטוי שלה במונחים כספיים. בתקציב נמצא את המכירות המתוכננות, את העלויות הנובעות מהמכירות, מהרכש ומהייצור, וכן את העלויות התפעוליות השוטפות של העסק. הסיבה לקביעת תקציב ברורה – זהו כלי שמאפשר לחברה ומנהליה מסלול התנהלות כספי ידוע בין ההכנסות להוצאות ומתאר את ההכנסות הצפויות שנובעות מיעדי המכירות, וכן את ההוצאות הנובעות מהפעילות השוטפת ומיעדי המכירות והשיווק.

קרא עוד »
4 סוגי מנהלים
על ארבעה בנים (וארבעה מנהלים) דיברה התורה

כל שנה, מתכנסים, כל בני המשפחה, (או החברים) קרובים ורחוקים, סביב השולחן הערוך (אוכלים) וגם קוראים בהגדה של פסח. וכמו בכל חג לא נפקד אחד המשלים המעניינים בהגדה (ובעצם אחד מיני רבים…) משל ארבעת הבנים. סיפור העובר מדור לדור במסורת היהודית, סיפור על ארבעה טיפוסים- אנשים, שונים זה מזה.

קרא עוד »
ייעוץ אסטרטגי
ניהול נשי במבחן המציאות: מאפיינים, מחקרים ודוגמאות מהשטח

בעשורים האחרונים, אנו עדים לעלייה מתמדת במספר הנשים המאיישות תפקידי ניהול בכירים – בחברות פרטיות, ציבוריות ואף בזירה הפוליטית. מגמה זו, נובעת משילוב של שינוי חברתי עמוק, חקיקה לקידום שוויון מגדרי והכרה ביכולותיהן של נשים, והובילה את העולם העסקי והאקדמי לבחון מקרוב את השאלה: האם ישנם מאפיינים ייחודיים לניהול נשי? ומה תרומתם להצלחת ארגונים?

קרא עוד »
ייעוץ אסטרטגי
מודל תגמול בארגון – לא מה שחשבתם

בעולם העסקי המודרני, אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר היא קביעת מדיניות התגמול בארגון. בעבר, המודל המסורתי התבסס בעיקר על היררכיה ארגונית – ככל שהתפקיד בכיר יותר, כך התגמול היה גבוה יותר. אולם, חברות מובילות בעולם מגלות כי מודל זה אינו בהכרח מביא לתוצאות העסקיות הטובות ביותר.

קרא עוד »
בינה מלאכותית
איך בינה מלאכותית תעזור לחברי הנהלה בעסק שלך?

בשנתיים האחרונות נכנסה הבינה המלאכותית לחיינו, והעולם מתקדם במהירות מסחררת. עם כניסתה של הבינה המלאכותית ל"משרדי ההנהלה", נפתח עולם חדש של אפשרויות. בזמן שכולם מדברים על צ'אטבוטים ומערכות בסיסיות, מגלים המנהלים הבכירים שהטכנולוגיה החדשה יכולה להיות הרבה יותר מזה – שותפה אסטרטגית שיודעת לקרוא, לנתח ולהבין דברים שבעבר התקשינו לראות.

קרא עוד »
ניהול עסק
ניהול עסק – המדריך המלא

כשמונים אחוזים מהעסקים בישראל נסגרים תוך חמש שנים מיום פתיחתם, פעמים רבות מדובר בעסקים טובים עם רעיון משמעותי אך הלכה למעשה במבחן התוצאה כמו כל דבר טוב שדורש תכנון הם צריכים שיטות וכלים לניהול עסקי חכם. מהי תכנית עבודה עסקית ואיך ניתן לשפר ביצועים תוך כדי עשייה? כל המידע מחכה לכם כאן במאמר.
אחת השיטות הידועות אך הפחות "אהודות" הנה התכנית העסקית.

קרא עוד »
איך להתמודד עם משבר בעסק
איך להתמודד עם משבר בעסק – המדריך המלא

השבוע בביקור אצל לקוח, סיפר לי המנכ"ל על טלפון שקיבל מהבנק ועל חקירה צולבת שעבר בטלפון כשעל השולחן…. הקורונה והשלכותיה על העסק שלו. בנינו הרי לא משנה אם אתה מאלו שמאמינים שהקורונה הנה בסך הכול "ספין" בחירות, או לחילופין כבר ביטלתם את הטיסה בקיץ לדיסנילנד עם הילדים, הקורונה בדרך לעסק שלכם ויש להערך אליה ויפה שעה אחת קודם. כמו שצעקו השבוע הכותרות בגלובס: "אפקט הפחד של הקורונה חזק יותר מהתפשטות הווירוס בשטח". ואכן, הפחד מחלחל.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
מאסטרמיינד: התשובה לדילמות העסקיות

דמיינו רגע: אתם מתמודדים עם דילמה עסקית לא פשוטה, השעון מתקתק, ואתם מרגישים לבד במערכה.
ואז, כמו קסם, אתם מוצאים את עצמכם יושבים בחדר עם אנשים שמבינים את האתגרים שלכם. מישהו שולף רעיון שלא חשבתם עליו, אחר מציע זווית חדשה, והפתרון – שהיה נראה כל כך רחוק – פתאום מתגלה כאפשרי ומעשי.

קרא עוד »
ייעוץ לעסקים משפחתיים
שגרות ניהול – הרגלים ארגוניים לצמיחה עסקית

ניהול אפקטיבי בחברה אינו מתבסס רק על החלטות אסטרטגיות גדולות או על פריצות דרך יוצאות דופן. חלק בלתי נפרד מההצלחה המתמשכת של ארגון הינה הטמעה של הרגלים ניהוליים ושגרות ניהול שיטתיות, המאפשרות מעקב, שיפור מתמיד והגברת התקשורת הפנים-ארגונית.

קרא עוד »
למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
גלילה לראש העמוד

השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם

להורדת המדריך "גיבוש אסטרטגיה
ב- 10 צעדים פשוטים" – השאירו פרטים כאן

דילוג לתוכן