איך לנהל ישיבת הנהלה

צעד ראשון: יצירת צוות הנהלה

פעמים רבות המנכ"ל מרבה בפגישות אחד על אחד עם האנשים הבכירים שלו, אבל נמנע מלפגוש אותם יחד כקבוצה. הכוונה כאן היא לפגישה רבת משתתפים של אנשי המפתח בארגון, היושבים יחד ודנים בסוגיות החשובות שעל סדר היום.
בהנהלה מסורתית יישבו בד"כ: מנכ"ל, משנה למנכ"ל, סמנכ"לים (במידה וישנם), ונציגים מהתחומים הבאים: מכירות (לפעמים גם נציגי שיווק בארגונים בהם השיווק הינו משמעותי), איש הכספים הבכיר (לפעמים גם איש סחר או קניינות), איש כוח אדם, איש שרשרת האספקה (או התפעול) ועוד.
בד"כ מקובל שבכל הנהלה יושב אדם אחד מכל תחום. כלומר בהנהלה יישב איש הכספים הבכיר (ולא שניים ממחלקת הכספים), איש התפעול הבכיר וכן הלאה.
כמובן שיש חריגים, אבל בתור התחלה זה יספיק. זכרו, יש לחשוב היטב על היושבים בפורום ההנהלה. קל להוסיף אנשים כחברי הנהלה (אם חלילה שכחנו מישהו), אך קשה הרבה יותר להסביר לאנשים לאחר מינויים שהם אינם עוד חברי הנהלה.
אם יש לכם הנהלה – בדקו האם אנשי המפתח בארגון אכן יושבים בה. אם עדיין אין לכם אחת כזו יש להקימה, לבחור את האנשים המתאימים, להודיע להם על בחירתם ולהודיע על מועד הכינוס הראשון.

צעד שני: חידוד והבהרת תפקיד הפורום

במסגרת שיחות הקמת ההנהלה או בישיבה הראשונה (אם כבר יש לכם הנהלה), יש לחדד את תפקידי פורום ההנהלה. למעשה לכל אדם היושב בפורום תפקיד כפול – מחד, כל אחד מהיושבים בחדר מוביל ומרכז תחום פעילות כלשהו (כספים, משאבי אנוש וכולי). מאידך, כל אחד מהיושבים בפורום הינו גם חבר הנהלה בעל אחריות כוללת לחברה.
פעמים רבות עשוי להיווצר מתח בין שני התפקידים הללו. לדוגמא – מתוקף התפקיד כמנהל כוח האדם ישנה דרישה לביצוע גיוסים מסיביים, מן הצד השני כחבר הנהלה, מצופה מאיש כוח האדם להבין כי לחברה יש מגבלות כספיות שעשויות לצמצם את כמות הגיוסים.
מתח נוסף שעלול להיווצר הוא ביכולת תקשור ההחלטות לכפיפים. פעמים רבות אנו רואים חברי הנהלה שמתוך הרצון לצאת ה"טובים", מעבירים מסר כפול – "אני הייתי בעד, אבל ההנהלה החליטה אחרת" (ציטוט אמיתי).
נהוג לומר כי עד שנפלה החלטה בהנהלה אפשר להתווכח, לטעון בלהט ועוד. אולם מהרגע שנפלה ההחלטה, יש ליישר קו אל מול מי שנמצא מחוץ לגבולות החדר, ולשכוח מהעמדות האישיות הקודמות. כמו כן יש לזכור כי חלק מהדיונים הינם דיסקרטיים ויש לשמרם ככאלו. רק מה שהוגדר שיש לתקשר מחוץ לחדר – יועבר הלאה.

צעד שלישי: קביעת ה- SETTING

יש לקבוע יום ושעה קבועים לישיבות ההנהלה. כאשר הישיבה אינה קבועה ואינה מופיעה כמופע חוזר ביומנים של כלל הצוות, קטנים סיכוייה לצאת לפועל. פעמים רבות יש נטייה לדחות את ישיבות ההנהלה כי "השוטף" קורא ולוחץ. אבל דווקא העבודה המסודרת, בה יושבים כל בעלי העניין בחדר אחד דנים וחושבים, היא זו שתצמצם בעתיד את הבלת"מים (בלתי צפויים מראש) ותאפשר לנו ניהול מסודר.
יש לזכור שישיבות ההנהלה מתקיימות, ויהי מה (למעט מקרי חירום). העדרו של חבר הנהלה זה או אחר אינה סיבה לביטול ישיבה, וגם בהעדר המנכ"ל יש לקיים את הישיבה (ואולי בפרט בהעדר המנכ"ל).
פגישות ההנהלה תתקיימנה אחת לשבוע, ואורכן יהיה בין שישים לתשעים דקות. פגישה ארוכה יותר, אינה אפקטיבית. מי שלא הגיע (כאמור חריג ונדיר), לוקח על עצמו ומראש "להשלים את החומר" בהתאם לסיכום הישיבה, ולדאוג לביצוע ההחלטות שהועברו בישיבה.
ואחרון חביב – אין לשלוח מחליף לישיבה. במידה ומשתתף נעדר מהישיבה, אזי תתקיים הישיבה בלעדיו, ללא ממלאי מקום.

צעד רביעי: קביעת סדר יום לדיונים

סדר יום אופייני לישיבת הנהלה יכלול את הנושאים הבאים:

מעקב החלטות מדיונים קודמים ועדכון מטלות לביצוע 

בתחילת כל ישיבה ימונה אדם אחראי לכתיבת הפרוטוקול. אחראי הפרוטוקול יעלה על הכתב את כל הנושאים שהוסכמו בישיבה, כולל מתן תאריך יעד לביצוע, ואדם אחד ויחיד האחראי על ביצועה. כל ישיבה תתחיל במעבר על מטלות הישיבה הקודמת, ורק אז תמשיך לנושאים הבאים שעל סדר היום.

דיונים תקופתיים

(לפי סדר יום שנתי שנקבע מראש) 

על כל ארגון לקבוע בתחילת השנה סדר דיונים תקופתיים אותם ירצה לשבץ בישיבות ההנהלה. אלו הם נושאים חשובים בחיי הארגון, בהם נבקש לדון. נושאים כמו דיווחי מכירות תקופתיים, הצגת התקציב, בקרת תקציב, שיווק, גיוסים ועוד.

נושאים לדיון לפי סדר היום 

מספר ימים לפני כל ישיבת הנהלה יעבירו חברי ההנהלה למנכ"ל רשימת נושאים שהיו רוצים להעלות בדיון המתקרב. המנכ"ל יתזמן, יתעדף ויוודא הכנת סדר יום רלוונטי שישלח מראש לכלל המשתתפים.

סבב עדכון

מיקומו של סבב העדכון, בניגוד למה שרובינו חושבים, הינו בסוף הישיבה (ולא בתחילתה). כולנו בוודאי זוכרים ישיבות בהן העדכון הפך לדיון, ולפני שהבנו מה קרה בוזבזה הישיבה כולה על עדכון מייגע. לכן העדכונים יחכו לסוף הישיבה ויהיו קצרים. כמה משפטים של כל חבר הנהלה על המתרחש בתחום אחריותו. קצר ו… לעניין!

בתום הישיבה יופץ סיכום הדיון למשתתפים והם יפעלו על פיו

צעד חמישי: השקה וכללי יסוד

אם הקמתם הנהלה חדשה, מומלץ לערוך ישיבה חגיגית כישיבה ראשונה )כולל כיבוד ופינוקים( ובה להציג את כללי היסוד לדיונים. גם אם יש לכם הנהלה פעילה שאתם רוצים "לרענן", חשוב שתציגו שוב את כללי היסוד לישיבות.
חלק מהדברים אולי יישמעו טריוויאליים, אך מי מאתנו שמשתתף בישיבות רבות יודע שחלק גדול מהכללים הללו אינו מתקיים, וחבל!
• מתחילים ומסיימים בזמן
• סוגרים פלאפונים
• מקשיבים
• מקפידים על סדר היום
• והכי חשוב – כבוד הדדי!

צעד שישי – תפקיד המנכ"ל

תפקידו של המנכ"ל בהקשר זה, הינו להיות "המנצח על התזמורת". מחד ובראש ובראשונה, עליו לגבש את ההנהלה כצוות. מאידך, מוטלות עליו שלל משימות במישור הפורמלי: האחריות להחלטה על סדר היום, הקביעה מה הוחלט בישיבה (חשוב!), בקרה על מימוש ההחלטות וניהול הפרוטוקול (לעניין הפרוטוקול ניתן כמובן להסתייע במזכיר/ה המנכ"ל או החברה, בעוזר/ת המנכ"ל או בכל גורם אחר רלוונטי).

מה לא עושים בישיבת הנהלה?

• לא דנים בנושאים אישיים
• לא דנים במחלוקות אישיות
• לא דנים בנושאים הנוגעים לעובד מסוים
• לא מדברים בזמן שאחר מדבר
• לא חוזרים על דברים קודמים
• לא נוקטים עמדה לוקאלית ללא איזון
• לא חוזרים לנושאים שיש לגביהם החלטה
• לא ממשיכים את הדיון האחרון שהתחיל לפני ישיבת ההנהלה…
• לא מציגים עדכונים אין סופיים
• לא מקבלים החלטות באופן דמוקרטי

לסיכום

• יש לוודא כי בארגון קיימת הנהלה ברורה וידועה (ומתאימה לתפקידה, הכוללת בעלי תפקידים רלוונטיים).
• הישיבה תתקיים ביום, בשעה ובפורום קבועים מראש ומחייבים.
• אין ביטולים!
• דיוני הפורום הם חלק מתפקידיו ואחריותו של כל חבר הנהלה.
• הישיבות תתנהלנה לפי סדר היום שנקבע מראש ואושר ע"י מנכ"ל החברה, ותכלול מעקב על ישיבות קודמות, נושאים תקופתיים, נושאים לדיון וסבב עדכונים קצר.
• דיוני הפורום וסיכומי הדיון הינם דיסקרטיים לחלוטין.
• אחרי קבלת החלטה כולם מחוייבים לה, והעמדות האישיות אינן רלוונטיות עוד.

בהצלחה!