העיסוק הפוליטי בתקציב המדינה, לאחרונה, מוציא שם רע לתקציב וחיוניותו בארגון עסקי.
אבל, התקציב הוא רק אחד מתוך שלושה כלים חיוניים כדי להיערך נכון לשנת העבודה.
תוכנית עבודה, תקציב שנתי ודו"ח רווח והפסד פרופורמה הם שלושת הכלים שחשוב להכין כדי להיערך נכון לקראת שנת העבודה.
1. השלב הראשון בהיערכות לשנה חדשה צריך להיות הכנת תוכנית עבודה, תוכנית העבודה כוללת את המשימות העיקריות שיש לבצע כדי לממש את האסטרטגיה של החברה לטווח ארוך והמשימות השוטפות,. כאשר לגבי כל אחת מהמשימות יש להתייחס להוצאה שכרוכה במימושה ובמקביל לצפי ההכנסות כתוצאה מתוכנית המכירות לשנה החדשה.
2. ריכוז של כל נתוני ההוצאות וההכנסות הן הבסיס לבניית התקציב. בחברות רבות מכינים את התקציב של השנה החדשה על ידי עדכון התקציב של השנה שחלפה, סיפר לי מנכ"ל של חברה שגילה שעובדיו הפעילו את ההסקה בקיץ כי אם יתגלה שלא נוצל תקציב ההסקה בשנה שלאחר מכן יקצצו להם בתקציב ההסקה … ולכן, עדיפה השיטה שנקראת " תקציב אפס " – Zero-Based Budget – בניית התקציב תוך בחינה יסודית ורעננה של הצרכים בתקופת התקציב, בהתאם לתוכנית העבודה.
התקציב, בצד ההוצאות, צריך לשקף את כל ההוצאות הצפויות, הן השוטפות והן הנוספות כתוצאה מהמשימות שפורטו בתוכנית העבודה., בצד ההכנסות משקף התקציב את יעדי ההכנסות.
3. משיש בידנו ריכוז של ההוצאות ושל ההכנסות במהלך כל השנה, נדרשת עוד פעולה "פשוטה" שבאמצעותה נוודא שכל העשייה בשנה הצפויה תביא לתוצאה הרצויה ברווח של החברה – הכנת חשבון רווח והפסד פרופורמה – דהיינו התוצאה העסקית שנקבל בסף השנה על סמך ההנחות שעשינו לגבי ההוצאות וההכנסות.
פעמים רבות בתום הסבב הראשון התוצאה מאכזבת., הניסיון מוכיח שהנטייה בהערכת ההוצאות מוטת כלפי מעלה ואילו בהערכת ההכנסות התחזית נוטה להיות שמרנית., ולכן, בחשבון רווח והפסד פרופורמה התוצאה תהיה רווח קטן או אפילו הפסד צפוי. כאשר זו התוצאה של הסבב הראשון נדרש סבב שני בו נבחנת החיוניות של כל הוצאה והשמרנות של תחזית ההכנסות כדי להגדיל את הפער שבין ההכנסות לתוצאות כך שתוכנית העבודה תשקף רווח בגודל הרצוי.
הכנה משולבת של תוכנית עבודה, תקציב וחשבון רווח והפסד פרופורמה (השילוש שרצוי לקדש…) הינם סט הכלים החיוני גם כדי להיערך נכון להשגת תוצאה עסקית רצויה והן כדי לחבר את מירב בעלי התפקידים בארגון לפעילות שתניב רווח.
הכותב: אילן שגב, יו"ר קבוצת SMC Group ויועץ אסטרטגי בכיר,
בעל למעלה מ-30 שנות ניסיון בתפקידי ניהול בכירים, ייעוץ אסטרטגי וליווי עסקי. בעברו כיהן כמשנה למנכ"ל בנק דיסקונט, יו"ר בנק דיסקונט למשכנתאות, מנכ״ל חברת הייעוץ הבינ״ל Hay Group ישראל, ותפקידים בכירים נוספים.
