הזמן עצמו אינו ניתן לניהול, אך משימות כן
אולם, הזמן אינו ניתן לניהול. לכולנו (בלי הבדל דת גזע או מין) יש 24 שעות ביממה. השאלה האמתית היא איך אנחנו מנהלים את המשימות שלנו בתוך הזמן הנתון?. למעשה, הזמן הוא המשאב המוגבל ביותר שלנו, אולי הדבר היחיד שמאחד את כל תחומי חיינו.
כש"פיקשוש" בניהולו בתחום אחד ישפיע מיד על שאר תחומי חיינו.
למשל אם שגינו בהערכת הזמן ויצאנו מהעבודה הביתה באיחור של שעתיים, סביר להניח שתחום אחר בחיינו יסבול (אולי נאלץ לוותר על זמן מתוכנן עם בן /בת הזוג והילדים, או על הספורט שקיווינו לעשות היום).
החוכמה היא להבחין בין חשוב יותר ופחות, בין מה שניתן לעשות לבד ובין מה שניתן להאציל לאחר. להבחין בין חשוב לדחוף. בין טווח קצר לטווח ארוך ועוד ועוד
כל אלו טובים לתיאוריה, כדי שנוכל גם ליישם את הדברים, הינה מספר פעולות שיעזרו לנו לנהל את הזמן והמשימות בצורה אופטימלית.
פעולות לניהול משימות בזמן
- רשמו – ערכו רשימה של כל המשימות שעליכם לעשות, בלי לשכוח גם את המשימות החשובות שאינן דחופות
- מיינו – מיינו את המשימות לפי רמת החשיבות
- קיבעו סדרי עדיפות – בצעו חלוקת משנה לפי רמת הדחיפות
- הקצו זמנים – הקצו זמן ריאלי מתאים לכל משימה. שימו לב, רובנו שוגים בהערכות חסר של הזמן הנדרש
- השאירו זמן פנוי – בכל יום נזדקק ל- 2-1 שעות למעבר על דואר, מיילים או עבודה כתוצאה מישיבות. השאירו זמן פנוי בתכנון היומי לנושאים אלו כמו גם לנושאים הבלתי צפויים.
- התחילו בחשוב – התחילו את היום במשימות החשובות ולא הדחופות
- הוסיפו את ה"שנוא" – בצעו ראשונות את הפעולות החשובות אך השנואות עליכם, כך תתפנו לשאר העיסוקים ותוכלו להיות רגועים ויעילים יותר
- הקשיבו לשעון הביולוגי – אתם טיפוסים של ערב? בוקר? קחו זאת בחשבון בתכנון הזמן שלכם. טיפוס ערב? העבירו זמן פנוי לערב כשכולם כבר יצאו מהמשרד.
- צרו מקבצים – רכזו משימות דומות וטפלו בהן בבת אחת. משלוח הצעות מחיר סטנדרטיות, שיחות טלפון וכו'.
- הקצו זמן למנוחה – קבעו זמנים מוגדרים מראש לארוחות ומנוחות
- סיימו כל נושא – התחלה וסיום של משימות ללא הפרעה תמיד יעיל יותר מעשיית מספר דברים בו זמנית. מכינים הצעת מחיר? סיימו אותה ורק אז ענו למיילים
- האצילו סמכויות – ישנן מטלות שאינכם עושים ביעילות האצילו אותן לאחרים. השתמשו במשאבים שלכם למה שחשוב באמת ורק אתם יכולים לבצע
- אל תהרגו זמן – הכינו מטלות קצרות לזמנים "מתים" ונצלו ביעילות זמני ביניים. הפגישה מתאחרת? הוציאו את המסמך שהכנתם במיוחד להזדמנות כזו.
- היו אסרטיביים – לימדו להגיד לא! קצרו שיחות בטלות, דרישות מוגזמות ועוד
- רשמת? זכרת! – בצעו רישום שוטף של מטלות נכנסות במהלך היום. שבצו אותן בהמשך בתכנונים השונים.
- מסדו פעילויות- קבעו יום ושעה קבועים לפעילויות קבועות וחוזרות. למשל יום חמישי בין 11-10 מוקדש לפגישת עבודה עם המנהל הישיר.
- הקשחת פעילויות – הקשיחו את הטיפול בפעילויות חשובות. למשל לישיבת המכירות מוקצה זמן "ברזל" ביומן אותו לא מבטלים.
- תכנון יום המחר – הקדישו זמן קבוע לתכנון יום המחר, הכינו רשימת מטלות קבעו סדרי עדיפויות וזמני ביצוע
- תכנון שבועי – הקדישו 30 דקות בתחילת השבוע לתכנון השבועי, בדקו הספקים, העבירו משימות שלא בוצעו והוסיפו משימות חדשות.
- תכנון חודשי – את רשימת המשימות שבצו בלוח השנה לפי חודשים (לוח גאנט).
אימוץ הרגלים של ניהול משימות בזמן דורש משמעת עצמית, בגרות ויכולת לדחות סיפוקים, אבל… הוא שווה את זה ובעיקר אפשרי
בהצלחה
הכותבת: צליל פולונסקי M.A, בייעוץ ופיתוח אירגוני, מנהלת משאבי אנוש ויועצת לניהול משאבי אנוש
הכנסו למידע נוסף – ייעוץ עסקי | ייעוץ אסטרטגי | חברות משפחתיות
