רבים מאיתנו בעלי עסקים ומנהלים סובלים מעונתיות ושינויים בהיקף העבודה, ישנן תקופות בהן אנחנו "טובעים" בשוטף ולא מצליחים להגיע לדברים החשובים ולבעיות השורש. מאידך ישנן תקופות "מתות" (כמו חול המועד הבא עלינו "לטובה") בהם אנו נוטים לחוות האטה אמיתית. גם אם כבר החלטנו אנחנו לעבוד, אין עם מי לדבר. התנועה מועטה, כל מייל נענה בהודעה אוטומטית של מחוץ למשרד ומי שאוהב כמוני לעבוד רק מחכה שיתחיל שוב ה"אקשן".
בימים רגילים רבים מאיתנו היו פשוט אורזים מזוודה וטסים ליעד הפנוי הקרוב, אבל בימי קורונה אלו זה קצת יותר מסובך. אז מה עושים? אפשר להחליט השנה משהו קצת אחר, להחליט שמנצלים את ימי חול המועד כדי לעשות קצת סדר. סדר שבעזרתו נוכל להרים את הראש מעל השוטף ואולי אולי להתחיל ולטפל בבעיות שורש בארגון ובעסק שלנו.
אז מה עושים? הנה כמה דברים שעובדים בשבילי…
וככה עושים את זה…
- רשימת אתגרים:
בשלב הראשון נכין רשימת אתגרים של העסק. נכון, לפעמים נדמה לנו שהאתגרים שלנו הינם גוש אחד סבוך ומפותל. אבל עצירה קצרה והתבוננות תגלה לנו שלכל עסק (וגם לשלנו) יש בסה"כ שניים שלושה נושאים מרכזיים שמעכבים אותו.
האתגרים המרכזיים יכולים להתמקד בתחום הפיננסי כמו גביה או תזרים, נושאים מסחריים כמו העדר מכירות, בעיות בטיב כוחה אדם ועוד. בשלב הזה נרצה ליצור לעצמינו רשימה של האתגרים המרכזיים עימם אנו מתמודדים. ברגע שמיפינו את האתגרים התמונה תתבהר יקל עלינו להבין היכן עלינו להשקיע את מרבית המאמץ.
- רשימת חוזקות:
בשלב השני וכדי להתמודד עם האתגרים שאיתרנו בשלב הקודם עלינו לזהות את החוזקות של הארגון שלנו. בחוזקות הכוונה הינה לכלל החוזקות הן כבעלים או מנהלים, הן מול המתחרים והן לחוזקות הצוות שלנו זוטרים ובכירים.
גם סוג החוזקות משתנה מארגון לארגון, ישנם ארגונים הנהנים מחוסן פיננסי עקב רווחיות מצוינת בשנים שחלפו (כן כן גם בזמן קורונה), עובד מצוין המחזיק על כתפיו מחלקה שלמה ומצעיד אותה להישגים משמעותיים, כישורי ניהול חריגים של אחד הבכירים שלנו וכולי.
- חיבורים- אתגרים וחוזקות:
אז אם עקבתם אחרי, עכשיו יש לכם שתי רשימות, רשימת אתגרים ורשימת חוזקות. בשלב הזה ננסה לעשות חיבורים, נבדוק מי יכול לטפל בכל אחד מהאתגרים שהעלינו. למעשה בשלב הזה אנחנו "מצמידים" לכל אתגר אדם כאחראי עליו, על הטיפול בו ובעיקר על השיפור בתחום. למשל מנהל המכירות המצוין שלנו יוכל לקחת על עצמו את הטיפול בבעיית הלקוחות הקטנים שלנו שמביאה אותנו להוצאות הובלה גדולות. או, אם נזהה כי יש לנו בעיה בתחום הגביה ויש לנו עובדת גביה מצויינת , נשב יחד איתה ועם מנהל מחלקת הכספים ונכין יחד תוכנית מפורטת לשיפור התזרים.
- השלמת פערים:
אולם יתכן ונמצא כי בחלק מהנושאים, לא קיימות בארגון החוזקות המתאימות כדי לטפל בהם , וכאן יהיה עלינו להיערך להשלמת הפערים. בשלב הראשון ננסה להבין מהיכן נובע הפער ואיך ניתן לגשר עליו. למשל, אם זיהינו כי קיימת בעיה בכמות המכירות, ננסה להבין מהיכן מגיע הפער. יתכן והפער נובע מניהול לא נכון של המכירות? אולי הבעיה נמצאת תמהיל המוצרים שלנו? ברגע שנזהה מהיכן נובע הפער יהיה קל יותר (יחסית) לחשוב ולתכנן כיצד מגשרים עליו.
דוגמא נוספת, למשל אם זיהינו כי קיימת בעיה באיכות כוח האדם בארגון ואין בארגון גורם שיכול לטפל באתגר כדאי שנשקול לשוכר את שירותיו של איש משאבי אנוש ב- OUT SOURCING שיוודא את העלאת איכות המשאב האנושי. חשוב לזכור יש למצוא פתרון לכל פער שגילינו.
- בדיקה ומעקב:
החיבור בין האתגר לאיש מרכזי שיקדם אותו הינה תנאי הכרחי אך לא מספיק. יש לוודא כי אנו מנהלים מעקב אחר המשימות והאתגרים שהעברנו הלאה. מעקב כזה יאפשר בדיקת התקדמות (ביחס לרשימת האתגרים) ואף להציע שיפורים ושינויים ככל שידרשו.
מומלץ לשבת עם כל אחד מבעלי העניין להם הקצינו משימות בתדירות גבוהה יחסית ולוודא התקדמות. פגישות כאלו תוודאנה כי כל פרויקט "גישור על הפער" שהתנענו נמצא בכיוון הנכון וכי במידה ומשהו "נתקע" נוכל להציע פתרון ולהמשיך בדרך.
אז איך אתם מעבירים את חול המועד שלכם?
הכותבת: תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC GROUP , יועצת לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.
