תוכן עניינים
תקציר מנהלים
המעבר מתקצוב מבוסס עבר לניהול משאבים רציף, תכנון תרחישים מרובים ושילוב מודלים של בינה מלאכותית, מאפשר לארגונים לשמור על גמישות ולנתב משאבים להזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר. שינוי זה מגדיר מחדש את תפקיד סמנכ"ל הכספים, והופך אותו ממנהל תקציב לשותף אסטרטגי מוביל.
4 דרכים לשיפור תהליך בניית התקציב
עוד כחודשיים-שלושה, חברות רבות בארץ ובעולם יתחילו לבנות את התקציב של השנה הבאה.
בכל שנה חברות משקיעות עשרות ומאות שעות בבניית התקציב שלהן, רק כדי לגלות כעבור חודשים ספורים שהתוכנית כבר אינה משקפת את המציאות.
הביקושים משתנים, עלויות התשומות עולות או יורדות, המתחרים משנים את התנהלות שלהם, וטכנולוגיות חדשות נכנסות.
כפי שסיכם זאת פעם סמנכ"ל כספים בארגון גדול: "כשנצמדים לתקציב קשיח, מגלים לא פעם שעד שהוא מאושר, העולם כבר התקדם הלאה, ואתם נשארים לנסות להדביק את הפער."
האמת היא שתהליך התקצוב השנתי המסורתי אינו רק לא יעיל, הוא אף עלול לפגוע ביכולת האסטרטגית של הארגון. הוא מתבסס על העבר, מעודד שינויים קטנים בלבד ומקשה על הקצאה מחדש של משאבים באופן דינמי. מאמר חדש של חברת מקינזי עוסק בשאלה הזו, ומציג ארבע דרכים לשיפור תהליך בניית התקציב:
להתחיל מהאסטרטגיה, לא מהתקציב של השנה שעברה
אחד ההבדלים המשמעותיים ביותר בין חברות שמצליחות לאורך זמן לבין אחרות, הוא היכולת לקשור בין האסטרטגיה לבין התקציב.
סמנכ"לי כספים מובילים אינם מתחילים את הדיון בשאלה "כמה הוצאנו בשנה שעברה?". הם מתחילים בשאלות אחרות:
- איפה צפויה הצמיחה?
- היכן ניתן לשפר רווחיות?
- באילו תחומים נדרש לחזק את החוסן העסקי?
רק לאחר מכן הם מקצים משאבים בהתאם לסדרי העדיפויות הללו.
המשמעות היא, שהתקציב הוא תרגום של האסטרטגיה.
להקצות משאבים מחדש באופן רציף, לא פעם בשנה
למרות שרוב המנהלים מסכימים שהעולם העסקי הפך תנודתי יותר, חברות רבות עדיין מתנהלות עם תכנית שנתית.
אחת המתודות החדשות היא להטמיע תחזיות מתגלגלות ומנגנוני הקצאה דינמיים.
חברות מצליחות מעבירות באופן קבוע בין 10% ל-20% מהמשאבים שלהן לאפיקים בעלי תשואה גבוהה יותר, ולעיתים עושות זאת גם במהלך השנה.
בנוסף הן בוחנות באופן שוטף פרויקטים ומפסיקות יוזמות שאינן עומדות ביעדים, ושומרות רזרבה אסטרטגית קטנה למימון הזדמנויות חדשות שנוצרות במהלך השנה.
לתכנן מספר תרחישים, לא תחזית אחת
כבר 6 שנים לא היתה לנו שנה אחת רגועה במדינה. לכן, כדאי להתייחס לתקציב כתוכנית שצריכה לעבוד תחת מספר תרחישים אפשריים.
ארגונים מובילים מקיימים באופן קבוע סקירות תרחישים ובוחנים מחדש הנחות יסוד, סיכונים מתפתחים והזדמנויות חדשות . במקביל הם גם מחזיקים קרן חירום כספית, לכל מקרה שלא יגיע.
להשתמש ב-AI כדי להפוך את התקציב לכלי צופה פני עתיד
אחד השינויים המשמעותיים הוא המעבר מתקצוב המבוסס על גיליונות אקסל וניתוח עבר, לתקצוב המבוסס על מודלים חיזויים.
במקום לעקוב אחרי אלפי נתונים, מומלץ להתמקד במספר מצומצם של משתנים, המשפיעים באמת על הביצועים העסקיים, כגון: קצב צמיחת השוק, נתח השוק, מספר הלקוחות, הכנסה ממוצעת מלקוח, עלויות משתנות וכדומה.
הבינה המלאכותית תורמת לתהליך בכך שהיא הופכת את החיזוי לפשוט הרבה יותר מבעבר.
האתגר האמיתי: שינוי ארגוני
שינוי תהליך התקצוב אינו פשוט, אך המחיר של לוותר ולא לעשות אותו הולך וגדל.
תקציב שנתי קשיח עלול לעכב את יישום האסטרטגיה. לכן, תפקידו החדש של סמנכ"ל הכספים אינו רק לנהל את התקציב, אלא להפוך אותו לכלי אסטרטגי המנתב משאבים באופן מתמשך להזדמנויות בעלות הערך הגבוה ביותר.
שאלות נפוצות
מדוע תהליך התקצוב השנתי המסורתי פוגע באסטרטגיה של החברה?
תהליך התקצוב המסורתי מתבסס ברובו על נתוני העבר ומעודד שינויים מינוריים בלבד, דבר המקשה על הקצאת משאבים דינמית בסביבה עסקית תנודתית. הצמדות למסגרת קשיחה יוצרת מצב שבו עד לאישור התקציב, תנאי השוק עשויים להשתנות והארגון נותר בפיגור אחר המתחרים והטכנולוגיות החדשות.
כיצד ניתן לקשור בצורה יעילה בין אסטרטגיה לבין תקציב?
חיבור נכון מתחיל מהגדרת האסטרטגיה ולא מהתקציב של השנה החולפת. סמנכ"לי כספים מובילים מנהלים את הדיון סביב מנועי הצמיחה העתידיים, שיפור הרווחיות וחיזוק החוסן העסקי, ורק לאחר מכן מקצים את המשאבים בהתאם לסדרי העדיפויות הללו, כך שהתקציב מהווה תרגום ישיר של האסטרטגיה.
מהי החשיבות של הקצאת משאבים רציפה במהלך השנה?
העולם העסקי מחייב גמישות ותגובה מהירה להזדמנויות. חברות מצליחות מטמיעות תחזיות מתגלגלות ומעבירות באופן קבוע בין עשרה לעשרים אחוזים מהמשאבים לאפיקים בעלי תשואה גבוהה יותר בזמן אמת, תוך עצירת פרויקטים שאינם עומדים ביעדים ושמירת רזרבה אסטרטגית.
כיצד תכנון מספר תרחישים משפיע על החוסן העסקי?
בסביבה עסקית רוויית שינויים, התבססות על תחזית אחת בלבד מהווה סיכון משמעותי. קיום סקירות תרחישים קבועות, בחינת הנחות היסוד והחזקת קרן חירום כספית, מאפשרים לארגון להיערך למצבים משתנים ולנצל הזדמנויות חדשות במהירות.
איך בינה מלאכותית (AI) תורמת לשיפור תהליך התקצוב?
הבינה המלאכותית מאפשרת מעבר מניתוח ידני מורכב באקסלים למודלים חיזויים מתקדמים. טכנולוגיה זו מפשטת את תהליך החיזוי ומאפשרת להתמקד במספר מצומצם של משתני מפתח המשפיעים באמת על הביצועים, כגון קצב צמיחת השוק, נתח השוק, ומספר הלקוחות.
