האצלת סמכויות בארגון

האצלת סמכויות בארגון

האצלת סמכויות בארגון

השבוע כשנכנסתי לאחד המנכ"לים אותם אני מלווה ראיתי מולי פרצוף חמוץ.

הכול בסדר? שאלתי…

אל תשאלי את זוכרת את X (בטח זוכרת דיברנו עליו כמעט שעה במפגש הקודם), הוא שוב עשה את זה, חרג מהסמכות שלו. זוכרת את שיעורי הבית שלקחנו על עצמינו לסווג את הלקוחות שלנו ללקוחות כסף, זהב וארד? אז מר  X הסמנכ"ל היקר שלי סיים את הפרויקט והפיץ את התוצרים הלאה בלי לקבל את אישורי.

חשוב שנקדיש עוד רגע להבין מה בדיוק קרה שם אמרתי למנכ"ל "שלי". אז העמקנו קצת להבין מה בדיוק קרה שם…

לאחר שעברנו על הפרטים היה די ברור כי הבעיה הנה תאום צפיות ולא הסמנכ"ל. למעשה, אמרתי למנכ"ל לא הבהרת היטב את הצפיות שלך מ- X  בעת האצלת הסמכות לביצוע המשימה.  אני יודע שאני אשם בכל חייך המנכ"ל אבל למה בדיוק את מתכוונת?

למרות שאני לא "מתה" על תאוריה לפעמים חשוב להיכנס לעומק ולהרחיב קצת… אז הרחבתי קצת

כאשר אתה כמנהיג מאציל סמכויות לעובדיך בארגון ישנן מספר אפשרויות

 

  1. רמה ראשונה עשה/י מה שאני אומר/ת – המנהל הישיר אומר למעשה לעובד שלו, עשה בדיוק מה שביקשתי ממך. אל תסטה מההנחיות שקיבלת, המנהל הישיר כבר חשב, הגיע למסקנות והחליט מה ברצונו לבצע.
  2. רמה שנייה, חקור ודווח – כאן מדובר בהנחיה לעובד לחקור את הנושא שעל השולחן, לאסוף מידע ולדווח על הממצאים. למעשה המנהל הישיר מחכה לקבל מידע ובכוונתו לדון בממצאים ולקבל החלטה שתועבר למטה איך מתקדמים.
  3. רמה שלישית, חקור והמלץ – במקרה זה מנחה הממונה הישיר את העובד לחקור את הנושא, לבדוק מהן האפשרויות ולהמליץ על דרך פעולה נבחרת. כוונת הממונה הנה כי העובד יעביר את היתרונות והחסרונות של כל אחת מהאפשרויות, וימליץ אל אחת מהן. במידה ומנהלו יסכים לניתוח הוא יכול לתת לעובד (או לאדם אחר) אישור להמשיך ולהתקדם בתהליך.
  4. רמה רביעית החלט ועדכן – הכוונה כאן היא שהעובד לו הואצלה הסמכות יקבל החלטה ואז ידווח לממונה מה החליט ומה עשה. הממונה סומך על העובד שלו כי הוא יעשה את המחקר הנדרש, יקבל את ההחלטה המיטבית וישמור את מנהלו הישיר בתמונה (ידווח). כך שהמנהל הישיר יהיה ב"לופ" ולא יופתע בשאלות במידה ותהיינה.
  5. רמה חמישית פעולה עצמאית – הכוונה כאן הינה לקבל ההחלטה שבעיני העובד הנה הטובה ביותר ללא צורך לדווח חזרה למנהל הישיר. המנהל הישיר סומך על העובד שלו בצורה מלאה ובטוח כי העובד יעקוב אחר התקדמות ויוודא סיום אפקטיבי של המטלה. במקרה הזו העובד נהנה מהתמיכה המלאה של מנהלו הישיר.

למעשה בכל פעם בה אתה כמנכ"ל (או כל מנהל אחר) מאציל סמכות לביצוע משימה כלשהי יהיה עליך להבהיר לעובד שלך באיזו רמת סמכות מדובר ולבצע תאום צפיות מלא לגבי ביצוע המשימות והדיווח עליה. במקרה שלנו המנכ"ל חשב שהוא מאציל מסכות ברמה 2 (חקור ודווח), בעוד העובד שלו הבין כי הסמכות שניתנה לו היא ברמה 4 (החלט ועדכן) וכך נהג. כל הכעסים ואי שביעות הרצון היו נמנעים אם היה מתבצע מלכתחילה תאום צפיות קצר ופשוט.

כמובן המשכתי ואמרתי למנכ"ל "שלי" ככל שיהיו לך יותר עובדים להם תוכל להאציל סמכויות ברמות הגבוהות יותר חייך כמנהל יהיו קלים יותר. אבל… גם תאלץ לקחת בחשבון שדברים יעשו בדרכים קצת אחרות משלך… אז מה אתכם? איך אתם מאצילים סמכויות?

הכותבת: תמר אדלר, הנה מנכ"לית חברת הייעוץ SMCGroup  המתמחה בייעוץ אסטרטגי לחברות משפחתיות וסיוע בתהליכי מעבר בינדורי, smc-group

 

תמר אדלר
תמר אדלר, מנכ"לית חברת הייעוץ האסטרטגי SMC Group , יועצת בכירה לעסקים משפחתיים בתהליכי שינוי וצמיחה ובהסדרת הממשקים שבין העסק למשפחה. מלווה תהליכי שילוב בני המשפחה בעסק, העברת בעלות, ניהול ונכסים מדור לדור.
לקביעת פגישת אישית

השארת תגובה

ניהול
מי אנחנו

חברת SMC הוקמה ע"י אילן שגב, לשעבר משנה למנכ"ל בנק דיסקונט, ויו"ר בנק דיסקונט למשכנתאות. מאז הקמתה בשנת 2010 עוסקת הקבוצה בייעוץ לחברות בינוניות וגדולות, ממפעלים וחברות יצרניות, דרך ליווי חברות משפחתיות בתהליך העברה בין-דורית, ועד חברות בתחום ההייטק והביוטכנולוגיה.

דברו איתנו
אולי יעניין אותך גם
ניהול משבר בעסקים

אני לא בטוח שאפשר לבנות על זה שאין ישראלי שלא יודע מה זה פזצט"א. אבל אני כמעט בטוח. יחד עם זאת, אני מקווה שההסבר להלן ייתן הזדמנות גם למי שלא מכיר את המונח הכל כך צבאי-ישראלי הזה, להבינו, ולגלות את חוכמת החיים העמקה שטמונה בו.

קרא עוד »
איך לנהל ישיבת הנהלה

כשאתם חושבים על ישיבת הנהלה, מהי האסוציאציה שלכם? רובינו חושבים על משהו ארוך, מייגע, עם הרבה מלל ומעט ידע. אבל מסתבר שאפשר לעשות זאת אחרת.

קרא עוד »
ישיבת הנהלה

שיפור האפקטיביות של ארגונים מותנה במידה רבה בטיב התקשורת הפנים ארגונית, וזו שבצמרת הארגון, בין חברי ההנהלה, מקרינה ומכתיבה את טיב התקשורת בארגון כולו. התקשורת

קרא עוד »
סדנאות למנהלים בכירים

כשגוגל בדקה אם אפשר להסתדר בלי מנהלים בארגון היא נכשלה בגדול. בשנת 2002 השיקה גוגל את פרויקט אוקסיג'ן  (Project Oxygen) תוך שהיא מבצעת מהלך נסיוני

קרא עוד »
פיתוח מנהלים בחברות וארגונים
סדנאות למנהלים

כחלק מעיצוב ויישום האסטרטגיה אצל לקוחותנו, וגם בחברות בהן נעשית העברה בין דורית, אני מציעים תהליכים סדנאיים, בהם לוקחים חלק פעיל, הצוות הבכיר, ההנהלה ואף

קרא עוד »
הגדלת הרווחיות

עסקים רבים אינם מבחינים בין גידול במכירות לבין גידול ברווחיות ומופתעים לגלות שגם כאשר המכירות גדלו- הרווח הנקי לא השתנה או חמור מכך אפילו הורע.

קרא עוד »
תגמול עובדים
תגמול עובדים

השבוע התנהל דיון סוער אצל אחד מלקוחותיי ומעשה שהיה כך היה… המנכ"ל בעלים של חברה לא קטנה בכלל, פוסע בחיוך למשרד ביום ראשון בבוקר בצפייה

קרא עוד »
למה אנחנו?

הצוות שלנו מורכב מיועצים וותיקים, כולם בעלי ניסיון מגוון בניהול בכיר בארץ ובעולם.
את כל הנסיון הזה בנוסף לעבודת צוות מעולה, אנחנו רותמים לטובת ההצלחה שלך, ומלווים אותך עד לתוצאות הרצויות.
יחד איתנו אין גבול ליכולות שלך.

הייחודיות שלנו
גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן