האצלת סמכויות בארגון

האצלת סמכויות בארגון

האצלת סמכויות בארגון

השבוע כשנכנסתי לאחד המנכ"לים אותם אני מלווה ראיתי מולי פרצוף חמוץ.

הכול בסדר? שאלתי…

אל תשאלי את זוכרת את X (בטח זוכרת דיברנו עליו כמעט שעה במפגש הקודם), הוא שוב עשה את זה, חרג מהסמכות שלו. זוכרת את שיעורי הבית שלקחנו על עצמינו לסווג את הלקוחות שלנו ללקוחות כסף, זהב וארד? אז מר  X הסמנכ"ל היקר שלי סיים את הפרויקט והפיץ את התוצרים הלאה בלי לקבל את אישורי.

חשוב שנקדיש עוד רגע להבין מה בדיוק קרה שם אמרתי למנכ"ל "שלי". אז העמקנו קצת להבין מה בדיוק קרה שם…

לאחר שעברנו על הפרטים היה די ברור כי הבעיה הנה תאום צפיות ולא הסמנכ"ל. למעשה, אמרתי למנכ"ל לא הבהרת היטב את הצפיות שלך מ- X  בעת האצלת הסמכות לביצוע המשימה.  אני יודע שאני אשם בכל חייך המנכ"ל אבל למה בדיוק את מתכוונת?

למרות שאני לא "מתה" על תאוריה לפעמים חשוב להיכנס לעומק ולהרחיב קצת… אז הרחבתי קצת

כאשר אתה כמנהיג מאציל סמכויות לעובדיך בארגון ישנן מספר אפשרויות

 

  1. רמה ראשונה עשה/י מה שאני אומר/ת – המנהל הישיר אומר למעשה לעובד שלו, עשה בדיוק מה שביקשתי ממך. אל תסטה מההנחיות שקיבלת, המנהל הישיר כבר חשב, הגיע למסקנות והחליט מה ברצונו לבצע.
  2. רמה שנייה, חקור ודווח – כאן מדובר בהנחיה לעובד לחקור את הנושא שעל השולחן, לאסוף מידע ולדווח על הממצאים. למעשה המנהל הישיר מחכה לקבל מידע ובכוונתו לדון בממצאים ולקבל החלטה שתועבר למטה איך מתקדמים.
  3. רמה שלישית, חקור והמלץ – במקרה זה מנחה הממונה הישיר את העובד לחקור את הנושא, לבדוק מהן האפשרויות ולהמליץ על דרך פעולה נבחרת. כוונת הממונה הנה כי העובד יעביר את היתרונות והחסרונות של כל אחת מהאפשרויות, וימליץ אל אחת מהן. במידה ומנהלו יסכים לניתוח הוא יכול לתת לעובד (או לאדם אחר) אישור להמשיך ולהתקדם בתהליך.
  4. רמה רביעית החלט ועדכן – הכוונה כאן היא שהעובד לו הואצלה הסמכות יקבל החלטה ואז ידווח לממונה מה החליט ומה עשה. הממונה סומך על העובד שלו כי הוא יעשה את המחקר הנדרש, יקבל את ההחלטה המיטבית וישמור את מנהלו הישיר בתמונה (ידווח). כך שהמנהל הישיר יהיה ב"לופ" ולא יופתע בשאלות במידה ותהיינה.
  5. רמה חמישית פעולה עצמאית – הכוונה כאן הינה לקבל ההחלטה שבעיני העובד הנה הטובה ביותר ללא צורך לדווח חזרה למנהל הישיר. המנהל הישיר סומך על העובד שלו בצורה מלאה ובטוח כי העובד יעקוב אחר התקדמות ויוודא סיום אפקטיבי של המטלה. במקרה הזו העובד נהנה מהתמיכה המלאה של מנהלו הישיר.

למעשה בכל פעם בה אתה כמנכ"ל (או כל מנהל אחר) מאציל סמכות לביצוע משימה כלשהי יהיה עליך להבהיר לעובד שלך באיזו רמת סמכות מדובר ולבצע תאום צפיות מלא לגבי ביצוע המשימות והדיווח עליה. במקרה שלנו המנכ"ל חשב שהוא מאציל מסכות ברמה 2 (חקור ודווח), בעוד העובד שלו הבין כי הסמכות שניתנה לו היא ברמה 4 (החלט ועדכן) וכך נהג. כל הכעסים ואי שביעות הרצון היו נמנעים אם היה מתבצע מלכתחילה תאום צפיות קצר ופשוט.

כמובן המשכתי ואמרתי למנכ"ל "שלי" ככל שיהיו לך יותר עובדים להם תוכל להאציל סמכויות ברמות הגבוהות יותר חייך כמנהל יהיו קלים יותר. אבל… גם תאלץ לקחת בחשבון שדברים יעשו בדרכים קצת אחרות משלך… אז מה אתכם? איך אתם מאצילים סמכויות?

הכותבת: תמר אדלר, הנה מנכ"לית חברת הייעוץ SMCGroup  המתמחה בייעוץ אסטרטגי לחברות משפחתיות וסיוע בתהליכי מעבר בינדורי, www.smcgroup.co.il 

 

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן